ارائه بازخورد به کارکنان در مورد نحوه عملکرد آنها در شغلشان بخش مهمی از نقش هر مدیری است. در بسیاری از شرکت ها، از سرپرستان انتظار می رود که به طور دوره ای یک بررسی رسمی و کتبی عملکرد را در اختیار کارکنان قرار دهند. مهم نیست که شرکت شما از چه نوع فرم ارزیابی کارکنان استفاده می کند، به احتمال زیاد بازخورد روایتی مورد نیاز است. در حالی که یافتن کلمات مناسب برای استفاده می تواند چالش برانگیز باشد، عبارات نمونه ارائه شده در اینجا می تواند به شما در شروع کار کمک کند.
بازخورد مثبت
یکی از جنبه های بررسی عملکرد کارکنان شامل ارائه بازخورد مثبت در مورد کارهایی است که هر یک از اعضای تیم به خوبی انجام می دهند.تمجید باید خاص و مرتبط با مؤلفه های کلیدی موفقیت شغلی باشد. با خیال راحت از عبارات فهرست شده در اینجا به عنوان مناسب استفاده کنید، یا از آنها به عنوان نقطه شروع برای طوفان فکری روش های دیگر برای انتقال معنایی که می خواهید به اشتراک بگذارید استفاده کنید.
عملکرد شغلی مثبت
به جای اینکه فقط به کارمندان بگویید که چگونه عملکردشان برابر است، نقاط قوت خاصی را شناسایی کنید که شایسته تحسین هستند. این مثال ها را در نظر بگیرید:
- به طور مداوم استانداردهای شغلی یا الزامات عملکرد را برآورده می کند یا از آن فراتر می رود
- کارهای باکیفیت رابه موقع انجام می دهد
- توجه فوق العاده به جزئیات که منجر به کاری بدون خطا می شود
- تسلط استثنایی بر مهارتها و الزامات شغلی
ارتباطات برجسته
برای انتقال قدردانی از مهارت های ارتباطی کارمند، این عبارت نمونه را امتحان کنید:
- فعال در برقراری ارتباط با همکاران و مدیریت
- میل به گوش دادن به بازخوردها و نظرات همکاران و مدیریت را نشان می دهد
- مهارت های ارتباطی حرفه ای قوی را به صورت حضوری، تلفنی و نوشتاری به نمایش می گذارد
- به وضوح نیازها و انتظارات را با ارائه دهندگان خدمات داخلی در میان می گذارد
مسئله گشایی عالی
نمونه‌هایی از عبارات متمرکز بر ستایش کارکنان به خاطر مهارت‌های حل مسئله‌شان عبارتند از:
- به دنبال راه حل های منحصر به فرد برای موقعیت های چالش برانگیز
- قادر به نگاه فراتر از سطح برای شناسایی علل ریشه ای مشکلات
- باز به روی راههای جدید حل مشکلات
- قابلیت شناسایی و عیب یابی موثر مشکلات
بازیکن تیم بودن
این موارد را در نظر بگیرید تا از کارمندان برای تمجید از کارمندان به خاطر اینکه در مورد بازیکن تیم بودن صحبت می کنند، بگویید:
- نیازها و علایق تیم را بالاتر از اهداف فردی در اولویت قرار می دهد
- اطمینان حاصل می کند که اعضای تیم با درخواست ورودی و بازخورد از هر فرد در پروژه ها حلقه زده اند
- همکاری موثر با سایر اعضای تیم
- به طور مداوم به اعضای تیم که تجربه کمتری دارند کمک می کند
بازخورد اصلاحی/محور بهبود
البته هیچکس کامل نیست. علاوه بر ستایش کارکنان برای حوزه‌هایی که در آنها برتری دارند، فرآیند بررسی عملکرد همچنین مستلزم ارائه بازخورد متمرکز بر بهبود عملکرد است. به خاطر داشته باشید که این نوع بازخورد باید سازنده باشد، به این معنی که باید به گفتگو در مورد چگونگی بهبود کارمندان منجر شود نه اینکه آنها را فقط احساس انتقاد کنند.
عملکرد زیر تراز شغلی
وقتی عملکرد شغلی یک کارمند در حد یکسان نیست، مهم است که کمبود را به وضوح بیان کنید و مسیری برای اصلاح ارائه دهید. موضوع را با عبارتی مانند این باز کنید:
- نرخ خطا بیش از حد استاندارد قابل قبول برای کار از زمان X تا زمان Y
- حجم کار تکمیل شده مطابق با محدوده تولید مورد نیاز A - B
- زمان برگشت بیش از حد انتظار بر اساس زمان در کار
- گزارش های تجربه مشتری نشان دهنده انحراف از الزامات شرکت است
ارتباط ناکارآمد
وقتی یک کارمند در زمینه مهارت های ارتباطی به کمک نیاز دارد، این عبارات را به عنوان نقطه شروعی برای ایجاد بازخورد اصلاحی امتحان کنید:
- نیاز به فعال نگه داشتن اعضای تیم از پیشرفت پروژه است
- مطمئن شوید که لحن برای ایجاد روابط حرفه ای در هنگام برقراری ارتباط با همکاران مفید است
- در به روز نگه داشتن مدیریت در مورد پیشرفت کار کوشا باشید
- نیاز به توسعه مهارت های ارائه به منظور تسهیل جلسات به طور موثر
حل مشکل بی اثر
وقتی کارمندان به نظر می‌رسند می‌توانند دستورالعمل‌ها را دنبال کنند و سفارش‌ها را بپذیرند، اما نمی‌توانند راه‌حل‌های منحصربه‌فردی پیدا کنند، ممکن است نیاز به توسعه مهارت‌های حل مسئله قوی‌تری داشته باشند. عبارات بازخوردی مانند این را در نظر بگیرید:
- نیاز به نشان دادن ابتکار با شناسایی راه حل ها وقتی همه چیز طبق برنامه پیش نمی رود
- هنگام اشاره به مشکلات باید تلاش کرد تا راه حل های بالقوه را شناسایی و پیشنهاد کند
- به جای درخواست فوری کمک، دلایل احتمالی مشکلات ایجاد شده را بررسی کنید
- به جای اینکه از مدیریت یا اعضای تیم بخواهید مسائل را برای شما اصلاح کنند فعالانه در حل مشکلات شرکت کنید
بیش از حد من گرا بودن
وقتی رفتار یک کارمند به گونه‌ای است که نمی‌توان از عبارت «بازیکن تیم» برای توصیف فرد استفاده کرد، ممکن است بیشتر از آنچه که برای محیط کار مناسب است «من محور» باشد. به جای اینکه به فرد بگویید بازیکن تیم بهتری باشد، پیشنهادهایی را برای تغییر تمرکز او از "من" به "ما" در نظر بگیرید.
- از رویکرد مشارکتی تر به پروژه ها و وظایف سود می برد
- استفاده از زبان فراگیرتر را در نظر بگیرید تا همکاران را در مکالمات مربوط به کار بخش یا تیم بگنجانید
- می توانید از همکاران نظر بخواهید و واقعاً به آنچه می گویند گوش دهید، حتی اگر فکر می کنید قبلاً پاسخ را می دانید
- قبل از اینکه به روش دلخواه خود به کار نزدیک شوید، بهترین را برای تیم در نظر بگیرید
آماده شدن برای ارائه بازخورد موثر کارمندان
اینها فقط چند عبارت هستند که به شما کمک می کند تا شروع به ارائه بررسی عملکرد قدرتمند و موثر به کارمندان خود کنید.به منظور معنی دار بودن، اطلاعاتی که با کارکنان خود در زمان ارزیابی عملکرد آنها به اشتراک می گذارید، باید متفکرانه باشد و بر نقاط قوت و ضعف خود و همچنین خواسته های خاص شغل متمرکز باشد. اگر برای آماده شدن برای بازنگری کارکنان خود به کمک بیشتری نیاز دارید، ممکن است مرور چند نمونه ارزیابی تکمیل شده کارمندان برایتان مفید باشد. در حالی که موقعیت هر کارمند منحصر به فرد است، نگاهی به فرم های کامل شده می تواند کاری را که می خواهید انجام دهید بسیار کمتر دلهره آور به نظر برسد.
