وقتی کارمندی به شما اطلاع می‌دهد که در حال استعفا است، دانستن اینکه چه چیزی باید بگویید دشوار است. مدیران اغلب هنگام استعفای کارمند غافلگیر می شوند، بنابراین برای آنها مهم است که آماده باشند تا زمانی که یک کارمند استعفا نامه ای را ارائه می دهد یا اعلام می کند که کار خود را ترک می کند، واکنش مناسب نشان دهند.
در هنگام استعفای کارمند چه باید گفت
هنگامی که فردی شغل خود را ترک می کند تنها یک راه درست برای پاسخ دادن وجود ندارد. از بسیاری جهات، آنچه باید بگویید بر اساس شرایط خاص و سیاست ها و رویه های شرکت شما متفاوت است. مهم نیست که چه، مهم است که به شیوه ای مدنی و حرفه ای پاسخ دهید.
گزینه های پاسخ اولیه
وقتی کارمندی به شما می‌گوید که در حال استعفا است، آماده باشید که فوراً با آرامش و خونسردی به اظهارات او پاسخ دهید. نمونه هایی از پاسخ های اولیه مناسب عبارتند از:
- از شنیدن آن متاسفم.
- ممنون از اطلاع رسانی شما.
- تعجب کردم از رفتنت.
چیزی که می تواند به عنوان منفی، قضاوت یا تحقیر تعبیر شود، نگویید. از واکنشی که نشان می‌دهد شخصاً تصمیم به ترک سیگار می‌گیرید، خودداری کنید.
درخواست اطلاعیه کتبی
اکثر شرکت ها به استعفا نامه کتبی نیاز دارند. اگر کارمند نامه ای ندارد، پس از اظهارنامه اولیه درخواست کنید. بهترین کار این است که در زمانی که کارمند به شما می گوید در حال رفتن هستند، اخطار کتبی دریافت کنید. می توان آن را دست نویس کرد، برای شما ایمیل کرد، یا به سرعت تایپ و چاپ کرد.یک نامه استعفا فقط باید تاریخ، بیانیه ای مبنی بر انتخاب کارمند برای استعفا داشته باشد و فرد انتظار دارد آخرین روز کاری خود چه باشد.
برای درخواست استعفانامه کتبی می توانید بگویید:
- خوشحالم که به من گفتید، اگرچه سیاست شرکت مستلزم استعفا نامه کتبی است. آیا یکی را آماده کرده اید؟
- اگر استعفانامه ندارید، همین الان پیش نویس آن را تهیه کنید. این یک دفترچه یادداشت است که می توانید استفاده کنید.
- HR یک کپی از نامه استعفای شما را می خواهد. دیدم گوشیت همراهت هست آیا ایمیل خود را می گیرید و فقط یک یادداشت سریع که مکالمه ما را تایید می کند تایپ می کنید و آن را برای من ارسال می کنید؟
آماده پاسخ دادن به سؤالات باشید، از جمله اینکه شرکت در هنگام استعفای یک کارمند چقدر انتظار دارد. اگر مطمئن نیستید برای پاسخ قطعی با کتابچه راهنمای کارکنان شرکت مشورت کنید.
استعفا را بپذیر
مگر قراردادی وجود ندارد که کارمند را از استعفا منع کند، به آنها اطلاع دهید که استعفای او را می پذیرید. به آنها بگویید که شما یا یک نماینده منابع انسانی پس از گذراندن کانال های مناسب، برای نهایی کردن جزئیات خروج آنها از سازمان در تماس خواهید بود.
سوالات بعدی
ممکن است بخواهید چند سوال بپرسید تا بفهمید چرا فرد تصمیم به ترک گرفته است. نمونه سوالاتی که مناسب هستند عبارتند از:
- آیا حاضرید آنچه را که باعث استعفای شما شد به اشتراک بگذارید؟
- آیا اتفاق خاصی افتاده که باعث شده تصمیم به رفتن بگیری؟
- آیا دوست دارید بعد از اتمام زمان اینجا چه کارهایی را که قصد انجام آن را دارید به اشتراک بگذارید؟
کارمند را برای پاسخ دادن فشار ندهید. یک کارمند موظف نیست به کارفرما بگوید که چرا کار را ترک می کند یا قصد دارد در آینده چه کاری انجام دهد.زیاد هم سوال نپرس. اگر به نظر می رسد کارمندی تمایلی به اشتراک گذاری ندارد، آن را به حال خود رها کنید. این احتمال وجود دارد که شخصی در تیم منابع انسانی سوالات مشابهی را در طول مصاحبه خروج از فرد بپرسد.
برایشان آرزوی سلامتی کن
با ابراز قدردانی و آرزوی موفقیت مکالمه را مؤدبانه ببندید. به عنوان مثال:
- با تشکر از زحمات شما در مدت زمانی که اینجا بودید. با آرزوی موفقیت روزافزون.
- ممنون از اینکه شخصا به من اطلاع دادید. من از توجه شما قدردانی می کنم و برای شما آرزوی موفقیت دارم.
- دلتون تنگ میشه. با آرزوی موفقیت های بزرگ در هر مسیر شغلی که دنبال می کنید.
حرکت رو به جلو فراتر از استعفای کارمند
هنگامی که استعفای یک کارمند پذیرفته شد، زمان آن فرا می رسد که بر روی انتقال تمرکز کنید. پرسنل مناسب را برای رسیدگی به مدارک و مراحل پایان کار، از جمله منابع انسانی و تیم فناوری اطلاعات، درگیر کنید.جستجو برای جایگزین باید آغاز شود و سایر کارمندان باید مطلع شوند. برخورد با استعفای یک کارمند خوب چیزی نیست که هیچ مدیری بخواهد با آن روبرو شود. آمادگی برای مقابله با این احتمال، شما را مجهز می کند تا استعفای کارمند را با حرفه ای و مهربانی پردازش کنید.
