اگر قصد دارید در مرخصی زایمان خارج از مطب باشید، مطمئناً ایده خوبی است که یک پاسخ خودکار برای حساب ایمیل خود تنظیم کنید. به این ترتیب، هیچ کس پیامی ارسال نمی کند و تعجب نمی کند که چرا ممکن است هفته ها (یا حتی ماه ها!) از شما خبری نداشته باشد. اگر می‌خواهید دلیل بیرون رفتن از دفتر را فاش کنید، کاملاً به شما بستگی دارد. چیزی که ضروری است این است که به افرادی که به شما ایمیل می زنند اجازه دهید بدانند که انتظار دارید برای مدت طولانی از دفتر دور باشید و آنها را به کسی راهنمایی کنید که بتواند در زمانی که بیرون هستید به آنها کمک کند.
1. پیام مرخصی عمومی زایمان با تاریخ
اگر هدف شما تنظیم یک پیام اولیه مرخصی زایمان خارج از دفتر است که مشخص می کند چرا بیرون هستید و چه زمانی انتظار دارید برگردید، پیام زیر گزینه بسیار خوبی برای استفاده است. این ساده است و به گیرندگان یک نقطه تماس واحد می دهد.
ممنون که به من سر زدی. در حال حاضر با مرخصی زایمان خارج از مطب هستم. انتظار دارم در [تاریخ را وارد کنید] بازگردم، اما [نام را وارد کنید] خوشحال خواهم شد در غیاب من به شما کمک کند. لطفاً از طریق [درج آدرس ایمیل] یا [شماره تلفن را وارد کنید] با آنها تماس بگیرید. یا اگر ترجیح می دهید صبر کنید تا من برگردم، لطفاً پاسخ دهید تا به من اطلاع دهید. در این صورت پس از اتمام مرخصی در اسرع وقت با شما تماس خواهم گرفت.
با عرض ادب،
[نام شما اینجاست]
2. پیام مرخصی عمومی زایمان بدون تاریخ
شاید بخواهید به مردم اطلاع دهید که چرا خارج از دفتر هستید، اما ترجیح می دهید تاریخ بازگشت مورد انتظار را مشخص نکنید. اگر چنین است، پیام نمونه زیر ممکن است نیازهای شما را برآورده کند.
از ایمیل شما متشکرم. من در حال حاضر برای مرخصی زایمان خارج از مطب هستم، بنابراین مایلم با احترام از شما درخواست کنم که با [نام خود را وارد کنید]، که در غیاب من بیشتر وظایف من را پوشش می دهد، تماس بگیرید. می‌توانید در [درج آدرس ایمیل] یا [درج شماره تلفن] با آنها تماس بگیرید. اگر آنها قادر به کمک مستقیم نباشند، شما را به نقطه تماس صحیح راهنمایی می کنند. همکاری شما بسیار قابل تقدیر است.
با احترام،
[نام شما اینجاست]
3. ارسال پیام خنده دار ویژه زایمان
بسته به شخصیت، ماهیت شغل و فرهنگ شرکتتان، ممکن است بخواهید کمی شوخ طبعی را به پیام مرخصی خارج از دفتر خود تزریق کنید. چنین چیزی ممکن است باعث خنده های کمی شود.
با سلام و تشکر از ایمیل شما. من دوست دارم به شما کمک کنم، اما من خارج از دفتر هستم و یک تحویل ویژه را انجام می دهم که نه ماه در حال ساخت بود! بعد از چنین اقدام مهمی، کمی طول می کشد تا اینکه دوباره به خدمت در دفتر برگردم.خوشبختانه [نام را وارد کنید] در محل است و آماده پاسخگویی به نیازهای شماست. فقط از طریق [درج ایمیل] یا [شماره تلفن را وارد کنید] تماس بگیرید و آنها بسیار از شما مراقبت خواهند کرد. بعد از اینکه راه برگشت به دفتر را پیدا کردم، بعد از اینکه یاد گرفتم در دنیای پوشک و شیر خشک پس از لک لک حرکت کنم، با شما تماس خواهم گرفت!
با احترام،
[نام شما اینجاست]
4. تماس خاص توسط رابطه زایمان پیام بگذارید
بسته به نحوه انجام کار شما در زمانی که در مرخصی هستید، ممکن است نیاز داشته باشید که بیش از یک نقطه تماس جایگزین ارائه دهید. اگر اعضای تیم مختلف انواع مختلفی از وظایف را انجام می دهند، پیامی مانند تصویر زیر در نظر بگیرید.
ممنون از پیام شما. من برای هر گونه ناراحتی عذرخواهی می کنم، اما باید شما را به یک تماس جایگزین راهنمایی کنم زیرا در مرخصی زایمان خارج از مطب هستم. من انتظار دارم در [درج تاریخ] برگردم، اما با همکارانم هماهنگی هایی انجام داده ام تا زمانی که خارج از دفتر هستم به سوالات پاسخ بدهم.
- اگر مشتری فعلی، سابق یا بالقوه هستید، لطفاً با [insert name] با [insert email] یا [insert phone number] تماس بگیرید.
- اگر با فروشنده یا تامین کننده کار می کنید، لطفاً با [درج نام] در [درج ایمیل] یا [درج شماره تلفن] تماس بگیرید.
- اگر هر نوع مخاطب دیگری هستید، لطفاً با [insert name] در [insert email] یا [insert phone number] تماس بگیرید.
با تشکر فراوان از همکاری شما. من مشتاقانه منتظرم که بعد از بازگشت به دفتر با شما صحبت کنم.
با احترام
[نام خود را وارد کنید]
5. تماس خاص توسط پروژه زایمان پیام بگذارید
به جای اینکه ایمیل ها را به افراد خاصی بر اساس ماهیت رابطه آنها با شرکت هدایت کنید، ممکن است لازم باشد افراد را به مخاطبین خاص پروژه هدایت کنید. اگر اینطور است، پیامی مانند تصویر زیر در نظر بگیرید.
ممنون که به من سر زدی. من در حال حاضر در مرخصی زایمان هستم و انتظار دارم تا [تاریخ را وارد کنید] به مطب برگردم. در این بین، افراد دیگری به پروژه هایی که من معمولاً روی آنها کار می کنم، گمارده شده اند. لطفاً با مخاطب مناسب از لیست زیر تماس بگیرید و شخصی که من را پر می کند خوشحال می شود به شما کمک کند.
- اگر درخواست شما در مورد پروژه [درج پروژه، درج پروژه، یا درج پروژه] است، لطفاً با [درج نام] در [درج ایمیل] یا [درج شماره تلفن] تماس بگیرید.
- اگر درخواست شما در مورد پروژه [درج پروژه، درج پروژه، یا درج پروژه] است، لطفاً با [درج نام] در [درج ایمیل] یا [درج شماره تلفن] تماس بگیرید.
- اگر به هر دلیل دیگری با من تماس می گیرید، لطفاً با [درج نام] با [درج ایمیل] یا [درج شماره تلفن] تماس بگیرید، که شما را به شخص مناسب برای رسیدگی به درخواست شما راهنمایی می کند.
من واقعاً از انعطاف پذیری شما در زمانی که در مرخصی زایمان خارج از مطب هستم سپاسگزارم.
با احترام
[نام خود را وارد کنید]
6. پاسخ خودکار مرخصی والدین با تاریخ
اگر ترجیح می دهید از عبارت مرخصی والدین به جای مرخصی زایمان استفاده کنید، می توانید از پیام زیر استفاده کنید. همچنین، می‌توانید عبارت را در هر یک از پیام‌های بالا تغییر دهید.
از ارتباط شما متشکرم. من در حال حاضر نمی توانم پاسخ دهم زیرا در حال حاضر در مرخصی والدین هستم. من قصد دارم در [درج تاریخ] به سر کار برگردم. در ضمن، [نام را وارد کنید] تا زمانی که من دور هستم، به سوالات تجاری رسیدگی خواهد کرد. لطفاً برای دریافت کمک با آنها از طریق [درج ایمیل] یا [شماره تلفن وارد کنید] تماس بگیرید. متناوبا، اگر ترجیح می‌دهید تا بازگشت من صبر کنید، لطفاً بعد از [تکرار تاریخ بازگشت مورد انتظار] دوباره تماس بگیرید.
با عرض ادب،
[درج نام]
7. پاسخ خودکار مرخصی والدین بدون تاریخ
برای پیام مرخصی والدینی که شامل تاریخ بازگشت مورد انتظار نمی شود، ممکن است بخواهید پیامی را مطابق با یکی از موارد زیر انتخاب کنید.
درود،
از ایمیل شما متشکرم. من در حال حاضر با مرخصی والدین از دفتر دور هستم، و بنابراین با [نام را وارد کنید] برای رسیدگی به پیام هایم هماهنگی هایی انجام داده ام. [نام را درج کنید] [درج عنوان شغلی یا نقش با شرکت] است و با کمال میل به شما در مورد هر درخواستی که برای من در نظر گرفته شده است کمک خواهد کرد. لطفاً از طریق [insert email] یا [insert phone number] با آنها تماس بگیرید.
با احترام
[درج نام]
8. پیام مرخصی طولانی مدت
اگر ترجیح می‌دهید از اعلام خودکار وضعیت خود به‌عنوان والدین جدید به همه افرادی که در محل کار به شما ایمیل می‌فرستند اجتناب کنید، پیش‌نویسی را در نظر بگیرید که به سادگی بیان می‌کند که در مرخصی طولانی‌مدت از کار هستید.
از اینکه با من تماس گرفتید متشکرم. از آنجایی که من در حال حاضر در مرخصی طولانی مدت از کار هستم، لطفاً درخواست خود را به [نام را وارد کنید]، یکی از همکارانی که در زمانی که من دور هستم، میز من را می پوشاند، هدایت کنید. می توانید در [insert phone number] یا [insert email address] با آنها تماس بگیرید.پیشاپیش از انعطاف شما سپاسگزاریم.
بااحترام
[درج نام]
9. گزینه پاسخ خودکار ترک شخصی
اگر نمی خواهید اشاره کنید که یک والدین جدید هستید، اما می خواهید از عبارتی استفاده کنید که کمی مبهم تر از "مرخصی طولانی مدت" است، به جای آن از عبارت "مرخصی شخصی" استفاده کنید. پیام نمونه زیر ممکن است لحنی را که می‌خواهید استفاده کنید، بیان کند.
من از پیام شما قدردانی می کنم، اما در حال حاضر با مرخصی شخصی خارج از دفتر هستم. انتظار دارم تا [تاریخ را وارد کنید] برگردم، اما نیازی نیست منتظر بمانید تا من برگردم تا با کسی صحبت کنم که بتواند در مورد درخواست شما کمک کند. [نام را وارد کنید]، a(n) [عنوان شغلی را وارد کنید] در تیم من با خوشحالی کمک خواهد کرد. می توانید در [insert phone number] یا [insert email address] با آنها تماس بگیرید. خیلی ممنون از درک شما.
با عرض ادب،
[نام شما اینجاست]
گزینه های پیام مرخصی زایمان
به راحتی می توانید از هر یک از پیام های بالا که با شما طنین انداز می شود استفاده کنید. حتی ممکن است بخواهید برخی از گزینه‌ها را با هم ترکیب کنید تا پیامی عالی را برای خود تنظیم کنید. برای تصمیم گیری تا آخرین لحظه منتظر نمانید. از این گذشته، تحویل ویژه شما ممکن است تصمیم بگیرد که کمی زودتر از آنچه انتظار داشتید برسد!
