وقتی یک کارمند تیمی را ترک می کند، مهم است که به همکارانش اطلاع دهد. گاهی اوقات اعلام می‌تواند محدود به اعضای تیم فوری فرد باشد، اگرچه در برخی موارد منطقی است که همه افراد شرکت را مطلع کنیم. هنگامی که تصمیم می گیرید چگونه به بهترین نحو اعلام کنید که کسی شرکت را ترک می کند، ویژگی های هر موقعیت را در نظر بگیرید.
اعلام استعفای کارمند
وقتی یک کارمند از سمت خود استعفا می دهد، اغلب بهتر است ابتدا به تیم همتایان فوری فرد اطلاع داده شود.این را می توان از طریق ایمیل یا به عنوان یک اعلامیه حضوری توسط مدیر در طول یک جلسه انجام داد، (اگر اتفاقاً قبلاً یکی در زمان مناسب برنامه ریزی شده باشد). این وضعیتی نیست که نیاز به جلسه خاصی داشته باشد. پیام را ساده و صمیمانه نگه دارید. باید توسط سرپرست کارمند یا رئیس بخش به اشتراک گذاشته شود.
- متن ایمیل:تیم، در تماس هستم تا به شما اطلاع دهم که [نام و نام خانوادگی کارمند را وارد کنید] تصمیم به ترک شرکت گرفته است. مطمئناً از همه کارهایی که [نام را وارد کنید] به عنوان عضوی از تیم ما قدردانی می کنیم. لطفاً با من همراه باشید و برای آنها آرزوی موفقیت روزافزون در تلاش های آینده خود را دارم. انتظار می رود آخرین روز آنها با ما [درج تاریخ] باشد.
- اطلاعیه جلسه: قبل از اینکه وارد دستور کار خود شویم، باید یک اطلاعیه بدهم. [درج نام و نام خانوادگی کارمند] تصمیم به ترک شرکت گرفته است. در حالی که همه با هم هستیم، بیایید از [نام را وارد کنید] برای کمک هایشان به تیم تشکر کنیم.[مکث برای نظرات و/یا تشویق]. برنامه این است که [نام را وارد کنید] تا [درج تاریخ] با ما باشد که آخرین روز آنها خواهد بود.
اعلام استعفای مدیر
وقتی یک مدیر استعفا می دهد، مهم است که ابتدا به تیم فوری او اطلاع دهید. در حالت ایده‌آل، مدیری که می‌رود گزارش‌های مستقیم خود را اعلام می‌کند، سپس یک مقام بالاتر ایمیلی ارسال می‌کند تا بقیه کارمندان را مطلع کند. برای اطلاعیه های گزارش مستقیم، مدیر ممکن است با یک جلسه ویژه تماس بگیرد یا یک ایمیل ارسال کند.
- جلسه گزارش مستقیم: امروز با تیم تماس گرفتم تا اخباری را به اشتراک بگذارم. من می خواستم کسی باشم که به شما اطلاع دهد که تصمیم گرفته ام شرکت را ترک کنم. من مطمئن هستم که این تیم با مدیر بعدی که به زودی انتخاب خواهد شد، به کار بزرگ خود ادامه خواهد داد [یا نام کامل را مشخص کنید اگر فردی استخدام شده یا ارتقا یافته است]. من تا [تاریخ را وارد کنید] اینجا خواهم بود تا از انتقال آرام اطمینان حاصل کنم. برای کار سخت شما از شما تشکر می کنیم؛ همکاری با شما باعث افتخار بوده است.آیا سوالی هست که بخواهید بپرسید؟
- ایمیل گزارش مستقیم: تیم، به شما اطلاع می دهم که تصمیم به ترک [نام شرکت را وارد کنید] دارم. کار کردن با تک تک شما و هدایت این تیم باعث خوشحالی بزرگی بوده است. اطلاعیه سراسری شرکت بعداً امروز ارسال خواهد شد، اما می‌خواستم مطمئن شوم که این خبر را مستقیماً از من دریافت کرده‌اید. من تا [درج تاریخ] با تیم خواهم بود. من با شما و تیم رهبری برای اطمینان از یک انتقال آرام کار خواهم کرد. اگر می توانم به هر سوالی پاسخ دهم، لطفاً به من بگویید.
اعلام خروج غیر ارادی کارمند
اگر کارمندی اخراج شود، تیم فوری او باید فوراً از طریق ایمیل یا یک ملاقات حضوری سریع مطلع شود. بسته به نقش آنها، این ممکن است کافی باشد. برای کارمندانی که بخشی از تیم رهبری یا اجرایی بودند، ممکن است بهترین کار ارسال پیامی در سراسر شرکت باشد. این نوع پیام باید مستقیم و دقیق باشد.نباید مشخص شود که فرد اخراج شده است یا شامل جزئیاتی باشد.
- جلسه بداهه: من شما را گرد هم آورده ام تا به شما اطلاع دهم که [نام و نام خانوادگی] دیگر کارمند [نام شرکت را وارد کنید] نیست. این تغییر بلافاصله موثر است. در اسرع وقت در مورد اینکه چگونه بار کاری تیم ما تحت تاثیر قرار می گیرد، در حالی که ما برای استخدام یک عضو جدید کار می کنیم، صحبت می شود. اگر در حال کار بر روی یک پروژه یا با تیمی هستید که آنها در آن حضور داشتند، لطفاً پس از این جلسه با من تماس بگیرید تا در صورت نیاز به کمک یا راهنمایی در مورد چگونگی پیشرفت در این زمان، به من اطلاع دهید. در غیر این صورت، ایمیل خود را برای اطلاعات بیشتر یا اعلان جلسه تماشا کنید. ممنون از توجه شما.
- اعلان ایمیل: تیم، هدف از این ایمیل این است که به شما اطلاع دهد که تغییری در کارکنان صورت گرفته است. فوراً لازم الاجرا، [درج نام و نام خانوادگی] دیگر کارمند [نام شرکت را وارد کنید] نیست.اگر خروج آنها مستقیماً بر توانایی شما برای پیشبرد پروژه‌هایی که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید تأثیر می‌گذارد، لطفاً با من یا سرپرست فوری خود تماس بگیرید تا در مورد چگونگی ادامه بهترین راه بحث کنید.
خداحافظی با همکاران سابق به زودی
هنگامی که به کارمندان اطلاع داده شود که یک همکار داوطلبانه استعفا داده است و در حال آماده کردن اخطاریه است، این احتمال وجود دارد که اعضای تیمی که می‌مانند بخواهند کاری برای نشان دادن خروج آن شخص انجام دهند. آنها ممکن است بخواهند یک گردهمایی دور از خانه را در دفتر یا در یک مکان خارج از محل میزبانی کنند. یا، آنها به سادگی ممکن است بخواهند در یک جلسه تیمی با همکار خود خداحافظی کنند. در هر صورت، این نمونه پیام های خداحافظی برای فردی که محل کار را ترک می کند، می تواند به آنها کمک کند تا بفهمند چه چیزی باید بگویند.
