آیا باید درخواست نامه پرداخت بنویسید؟ در حالی که تماس با مشتریان و درخواست از آنها برای پرداخت صورت‌حساب‌ها ناخوشایند است، این کاری است که افرادی که صاحب و مدیریت کسب‌وکار هستند قطعاً هر از گاهی باید انجام دهند. برای استفاده از الگوی نامه ارائه شده در اینجا، به سادگی روی تصویر زیر کلیک کنید. سند به صورت یک فایل PDF باز می شود که می توانید در صورت نیاز ویرایش، ذخیره و چاپ کنید. اگر در مورد نحوه استفاده از این سند به کمک نیاز دارید، از این راهنما برای Adobe قابل چاپ استفاده کنید.
نامه درخواست پرداخت مبلغ موجودی
اگر نیاز به نوشتن نامه درخواست پرداخت مانده معوق دارید از این الگو استفاده کنید.
نامه درخواست پیش پرداخت به مشتری
از این الگو در شرایطی استفاده کنید که مشتری برای ارائه محصولات یا خدماتی که برای آنها پیش پرداخت لازم است با شما قرارداد بسته است.
نامه درخواست آزادسازی پرداخت
از این نمونه نامه به عنوان نقطه شروعی برای درخواست آزادسازی پرداختی استفاده کنید که در حالت امانی در انتظار تکمیل تراکنش است.
نکات نوشتن برای نامه درخواست پرداخت
در حالی که باید اطلاعات قالب را مطابق با وضعیت خود تنظیم کنید، مهم است که از لحن مناسب استفاده کنید و مطمئن شوید که سند به صورت حرفه ای قالب بندی شده است.
از لحن مناسب استفاده کنید
هنگام ارسال نامه به مشتری یا مشتری که درخواست پرداخت می کند، ضروری است که با حفظ لحن مثبت و حرفه ای، نظر خود را تا حد امکان واضح بیان کنید. درخواست اول یا دوم را ارسال نکنید که آنقدر منفی باشد که مشتری احساس کند مورد حمله قرار گرفته است. اگر لحن خیلی تند باشد، مشتری ممکن است احساس کند که تلاش برای ادامه رابطه با کسب و کار شما فایده ای ندارد. وقتی این اتفاق می‌افتد، این خطر وجود دارد که مشتری تصمیم بگیرد صورت‌حساب را نپردازد، زیرا او نگران حفظ رابطه نیست.
استفاده از قالب بندی حرفه ای
اگر نامه درخواست پرداخت را از طریق پست یا فکس ارسال می کنید، از سربرگ شرکت و قالب نامه تجاری استاندارد استفاده کنید. بسته به روش های مکاتبات شرکت شما، ممکن است ارسال نامه از طریق ایمیل نیز برای شما قابل قبول باشد. اگر چنین است، بهتر است نامه را به جای فایل پیوست، در متن پیام ایمیل قرار دهید.ایجاد یک الگوی سربرگ برای یک پیام ایمیل ضروری نیست، اما باید ارتباط را با امضای ایمیل رسمی شرکت خود ببندید.
پیگیری
اگر نامه درخواست پرداخت را در حساب سررسید گذشته ارسال کردید و ظرف 30 روز از گیرنده پاسخی دریافت نکردید، تماس تلفنی بعدی را در نظر بگیرید. مانند نامه، مناسب است لحن مثبت خود را حفظ کنید. سعی کنید مستقیماً با شخصی که مسئول پرداخت صورت حساب است صحبت کنید و دریافت نامه را تأیید کنید. اگر قادر به صحبت با طرف مسئول هستید، به شما پیشنهاد دهید که پرداخت با کارت اعتباری را از طریق تلفن یا آنلاین انجام دهید. اگر نه، بپرسید چه زمانی می توانید انتظار دریافت پرداخت را داشته باشید. تاریخ را یادداشت کنید و با نامه تاخیر پرداخت پیگیری کنید.
اقدامات اضافی برای مجموعه
اگر پرداخت طبق توافق دریافت نشد، باید حساب را به مرحله بعدی در روند شرکت خود برای مدیریت حساب‌های معوق افزایش دهید.اگر صورت‌حساب برای مدت طولانی پرداخت نشده باقی بماند، لحن نامه‌های مجموعه‌های آینده باید محکم‌تر باشد و در نهایت در صورت لزوم به آژانس جمع‌آوری داده شود. در حالی که مطمئناً شرایطی وجود دارد که تحت آن اقدامات جمع‌آوری نهایی باید انجام شود، تا زمانی که تمام راه‌های ممکن برای حل دوستانه تأخیر پرداخت را تمام نکرده باشید، انجام این کار توصیه نمی‌شود. تا زمانی که واقعاً آماده ارسال حساب به مجموعه ها یا اقدام قانونی نیستید، در مکاتبات درخواست پرداخت با افراد یا مشاغلی که حسابشان سررسید شده است، چنین اقداماتی را ذکر نکنید.
