برنامه ریزی یک رویداد برای سازمان استرس زا و بسیار وقت گیر است. سازماندهی خوب می تواند به کاهش استرس و صرفه جویی در وقت شما کمک کند. یکی از جنبه های مهمی که هنگام برنامه ریزی باید در نظر گرفت دعوت نامه است. این دعوتنامه مردم را از رویداد آینده آگاه می‌کند و از آنها می‌خواهد در آن شرکت کنند. اغلب اولین باری است که آنها خبر رویداد را می شنوند، بنابراین مهم است که تمام جزئیات را در دعوتنامه پوشش دهید.
عناصر اصلی دعوت
عناصر اساسی که باید در دعوتنامه گنجانده شود عبارتند از:
- سازمان میزبان رویداد
- تاریخ
- زمان
- محل برگزاری
- اطلاعات تماس RSVP
- قیمت حضور در مراسم
ارسال به موقع دعوتنامه نیز مهم است. این یعنی حداقل شش تا هشت هفته قبل از رویداد. این به مهمانان زمان می دهد تا پاسخ دهند و بر اساس آن برنامه ریزی کنند.
نوشتن دعوت نامه برای جمع آوری کمک مالی
انتخاب جمله بندی مناسب می تواند لحن جمع آوری کمک های مالی شما را تنظیم کند و مهمانان را از رسمی بودن رویداد و آنچه باید انتظار داشته باشند آگاه کند.
دستورالعمل های دعوت
برخی از نکاتی که هنگام نوشتن دعوتنامه باید در نظر گرفت عبارتند از:
- حتماً به وضوح اعلام کنید که چه کسانی از این رویداد سود خواهند برد.
- مشخصات مربوط به این رویداد را درج کنید، مانند اینکه آیا شام سرو می‌شود یا قرار است صندوق نقدی وجود داشته باشد.
- حتما به رسمی بودن مراسم اشاره کنید. اگر مراسم رسمی است، کراوات مشکی آن را ذکر کنید تا مهمانان از کد لباس مطلع شوند.
- همیشه در صورتی که مهمانان سوالی داشتند اطلاعات تماس را بدهید.
- اگر رویداد در مکان ناآشنا است، مسیرها را در دعوتنامه لحاظ کنید.
سایر ملاحظات
چند چیز دیگری که هنگام نوشتن دعوتنامه باید در نظر گرفت عبارتند از:
- موضوع:یک موضوع را انتخاب کنید و آن را در دعوتنامه بگنجانید. به عنوان مثال، اگر رویداد یک گردش گلف است، از یک تم گلف برای دعوت استفاده کنید.
- RSVP: همیشه یک کارت پاسخ برای مهمانان ارسال کنید. کارت باید جایی برای نوشتن نام مهمان به همراه هر نوع پرداخت در صورت نیاز داشته باشد.
- بی نظیر باشید: اگر چیزی منحصر به فرد در رویداد شما وجود دارد، آن را در دعوتنامه برای جذب مهمان فهرست کنید. مثلا می توان به حراج بی صدا یا زنده اشاره کرد یا در صورت داشتن سرگرمی خاص.
نمونه متن دعوت
راه های بی پایانی برای دعوت نامه برای جمع آوری کمک وجود دارد. می توانید از نمونه های زیر به عنوان راهنمای نوشتن دعوتنامه خود استفاده کنید:
نمونه 1
ناهار کلاه سالانه
لطفا برای ناهار بعدازظهر به ما بپیوندید
در محل
در تاریخ و ساعت
ناهار ساعت 13 سرو می شود. با شراب رایگان
به بهترین کلاه جوایز اهدا خواهد شد
پارکینگ نوکر
کمک 50 دلاری به نفع سازمان است
نمونه 2
شما به نام رویداد دعوت شده اید
تاریخ
مکان
18:00 کوکتل و هوردوور
بار نقد
19:30 شام
حراج بی صدا و زنده
کراوات مشکی قدردانی شد
منافع ABC
میهمانان را برای شرکت در مراسم خود ترغیب کنید
به خاطر داشته باشید که دعوت نامه اغلب اولین چیزی است که مهمانان برای اطلاع از رویداد شما می بینند. مطمئن شوید که برای انتخاب دقیق دعوتنامه وقت بگذارید و آن را به شیوه ای واضح بیان کنید که به مهمانان اطلاعات دقیقی در مورد انتظارات ارائه دهد. هنگام ایجاد دعوت نامه برای جمع آوری کمک مالی، همیشه لحنی را که می خواهید برای رویداد خود تنظیم کنید در نظر داشته باشید و آن را در جمله بندی خود منعکس کنید. به همان اندازه که دوست دارید خلاق باشید تا مهمانان را برای شرکت در رویداد جمع آوری کمک مالی خود و حمایت از هدف خود ترغیب کنید.
