هر وضعیت تعطیلی کسب و کار دارای جزئیات متفاوتی است. نوع کسب و کار تعیین می کند که شما، مشتریان یا تامین کنندگان باید چه اقداماتی را قبل از بسته شدن برای همیشه انجام دهید. برای ایجاد یک نامه سفارشی که نیازهای شما را برآورده می کند، با یک نامه نمونه شروع کنید و جمله بندی را طوری تنظیم کنید که جزئیات موقعیت خاص شما را منعکس کند.
قالب نامه های پایان کار
اگر فرآیند بستن یک کسب و کار را مدیریت می کنید، ممکن است مناسب باشد که برای مشتریان و تامین کنندگان خود نامه بفرستید.نمونه نامه های این مخاطبان در اینجا ارائه شده است. با کلیک بر روی تصویر مربوطه می توانید به هر قالب دسترسی پیدا کنید. هر الگو یک سند PDF قابل تنظیم است که می تواند در صورت نیاز ذخیره و چاپ شود. برای کمک به کار با اسناد، به این راهنما برای چاپ‌پذیرها مراجعه کنید.
اعلان مشتری
این الگو برای ارسال به مشتریان طراحی شده است تا به آنها اطلاع دهد که یک شرکت در حال بسته شدن است. ارسال این نوع نامه در صورتی که مشتریان نیاز دارند قبل از توقف فعالیت کسب و کار، اقلامی را از محل شما تحویل بگیرند یا اقدام دیگری انجام دهند، بسیار مهم است.
اعلان تامین کننده
از این نامه برای اطلاع رسانی به تامین کنندگان مبنی بر توقف فعالیت سازمانتان استفاده کنید، مطمئن شوید که اخطار کافی برای صدور صورتحساب حساب نهایی، پرداخت و حل و فصل هر گونه مسائل معوق را ارائه دهید.
دلایل نوشتن نامه تعطیلی کسب و کار
هنگامی که تصمیم به تعطیلی کسب و کار خود گرفتید، توصیه نمی شود که فقط یک تابلوی "بسته" را روی درب منزل خود آویزان کنید. بهتر است با یک نامه رسمی تعطیلی را به مشتریان و تامین کنندگان خود اعلام کنید. آنها با خرید محصولات و خدمات شما و در مورد تامین کنندگان، با ارائه محصولات و خدماتی که در کسب و کار شما موثر بوده اند، بازیگران کلیدی در فعالیت های تجاری شما بوده اند. به عنوان یکی از آخرین اقدامات خود در زمینه خدمات مشتری، باید از قبل به آنها هشدار دهید که کسب و کار شما دیگر در دسترس نخواهد بود.
نامه تعطیلی کسب و کار راهی عالی برای ایجاد یک پایان حرفه ای برای روابط تجاری فعلی شما و توضیح هر اقدامی است که باید توسط مشتریان و تامین کنندگان شما انجام شود. ارسال این نوع نامه نشان دهنده تلاش با حسن نیت برای برقراری ارتباط با کسانی است که سازمان شما با آنها تجارت کرده است.همچنین می تواند اطمینان حاصل شود که همه موارد قبل از بسته شدن رسیدگی می شود، که می تواند به جلوگیری از بروز مشکلات قانونی احتمالی در مسیر کمک کند.
زمان اعلان بسته شدن
هیچ قانون سخت و سریعی درباره اینکه چه زمانی باید نامه تعطیلی کسب و کار را پست کنید وجود ندارد. تاریخ واقعی نامه به عوامل مختلفی بستگی دارد.
مشتریان
شما می‌خواهید مشتریان ویژه‌تان درباره تعطیلی کسب‌وکارتان از شما بشنوند، نه از طریق شایعات یا کشف درب بسته بدون اطلاع قبلی. داشتن اخطار به مشتریان شما این را تقویت می کند که فکر می کنید آنها خاص هستند و به آنها فرصتی می دهد تا هر گونه تراکنش تجاری نهایی لازم را با شما انجام دهند.
به طور کلی، حداقل 30 روز قبل از تاریخ بسته شدن، یک نامه اخطار پایانی را پست کنید یا یک کپی از نامه را در صورتحساب ماهانه خود قرار دهید. یک کسب و کار خدماتی مانند خشکشویی یا تعمیرگاه باید به مشتریان زمان کافی برای آمدن و تحویل گرفتن وسایل خود را بدهد.یک کسب‌وکار خرده‌فروشی احتمالاً می‌خواهد زمان زیادی را برای فروش بگذارد تا موجودی خود را کاهش دهد، در حالی که نامه تعطیلی کسب‌وکار قبل از شروع فروش منتشر می‌شود.
تامین کنندگان
به طور کلی بهتر است به تامین کنندگان از قصد خود برای تعطیلی حداقل 60 روز قبل از تاریخ نهایی بهره برداری اطلاع دهید. این به زمان کافی برای تسویه و بسته شدن حساب ها اجازه می دهد.
توجه ویژه برای برنامه های آینده
اگر در حال فروش یک کسب و کار هستید و قصد دارید بلافاصله پس از آن یک کسب و کار جدید مرتبط راه اندازی کنید، ممکن است بخواهید مدت زمان بین این دو را به حداقل برسانید. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که ارسال نامه تعطیلی کسب و کار را درست قبل از تاریخ تعطیلی، در صورتی که حق امتیاز خانه داری خود را می فروشید و خدمات خانه داری خود را باز می کنید، متوقف کنید.
چه چیزی در نامه خود ارتباط برقرار کنید
هدف کلیدی نامه تعطیلی کسب و کار، بیان واضح جزئیات تعطیلی کسب و کار و تشکر صمیمانه از خواننده برای کسب و کار یا خدماتشان است. این نامه ها برای تاثیرگذاری نیازی به طولانی بودن ندارند. نامه باید:
- تاریخ بسته شدن کسب و کار را به خواننده بگویید
- خواننده را از هر کاری که باید انجام دهد (مثل تحویل گرفتن خشک شویی، پرداخت قبض معوق یا مراجعه برای فروش خارج از کار) اطلاع دهید
- به خواننده بگویید سوالات خود را به کجا هدایت کند
- از مشتری یا تامین کننده برای کسب و کارشان تشکر کنید
نامه نباید دلیلی برای بسته شدن کسب و کار ذکر کند. اگر دلیل آن خبر خوبی است، مانند بازنشستگی مالک، ممکن است تصمیم بگیرید که دلیل را در نامه ذکر کنید. در غیر این صورت، معمولاً بهتر است نامه را روی موضوعاتی متمرکز کنید که برای خواننده مهم هستند، مانند آنچه که باید انجام دهند و تا چه زمانی.
رابطه را حفظ کنید
همیشه ترجیح داده می شود که یک رابطه تجاری را مثبت بگذاریم. حتی اگر قصد ندارید دوباره فردی را ببینید یا با آن کار کنید، بهتر است در نامه های پایان کار مفید، مثبت و صمیمانه باشید.حرفه ای بودن شما بستن کسب و کار را آسان تر می کند و اگر برنامه های کاری آینده شما را به کار با همین افراد در آینده سوق دهد، ممکن است به شما یک سرآغاز باشد.
