فرم W-9 خدمات درآمد داخلی (IRS) با عنوان «درخواست شماره شناسایی مالیات دهندگان و گواهینامه» است. این سند IRS برای جمع آوری اطلاعات اولیه مالیاتی از مالیات دهندگان خاص، که ممکن است افراد یا مشاغل باشند، طراحی شده است.
هدف فرم W-9
اول و مهمتر از همه، W-9 اطلاعات اولیه در مورد مالیات دهندگانی که با آنها تجارت می کند به شرکت ارائه می دهد. این به آنها اجازه می دهد تا مبلغ پرداختی را برای خدمات ارائه شده به مالیات دهندگان به IRS گزارش دهند. شهروندان ایالات متحده و افراد بیگانه مقیم، شرکت ها، تراست ها و سایر انواع نهادهای تجاری که مالیات از درآمدهایشان کسر نمی شود باید W-9 را تکمیل کنند، در حالی که افراد خارجی یا افراد خارجی غیر مقیم فرم W-8 را تکمیل می کنند.
اگر مالیات‌دهی W-9 را پر و برنگرداند یا شماره شناسایی مالیات‌دهنده (TIN) نادرست یا ناقص ارائه کند، هر وجهی که به مالیات‌دهنده پرداخت می‌شود ممکن است مشمول کسر پشتیبان شود. در این شرایط، شرکت 28 درصد از درآمد ناشی از مالیات را کسر می‌کند و بخشی از آن را به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌کند. این روش آژانس فدرال برای اطمینان از پرداخت مالیات مناسب است، حتی اگر مالیات دهنده به درستی شناسایی نشده باشد.
چه زمانی W-9 مورد نیاز است؟
یک کسب و کار باید یک W-9 را از هر فرد یا شرکتی دریافت کند که برای آن باید اظهارنامه اطلاعاتی را به IRS ارسال کند. برای مثال، کسب‌وکاری که یک پیمانکار مستقل را برای طراحی وب‌سایت جدید شرکت استخدام می‌کند، احتمالاً باید یک فرم 1099-MISC را با IRS ارسال کند تا گزارش دهد که چقدر به طراح وب پرداخت کرده است.
برای تشکیل پرونده 1099-MISC کامل، کسب و کار به اطلاعات هویتی پیمانکار - نام، TIN، آدرس و غیره نیاز دارد.کسب و کار باید فرم W-9 را از پیمانکار جمع آوری کند تا آن اطلاعات را به دست آورد. به طور مشابه، کسب‌وکارها اغلب فرم‌های W-9 را از فروشندگان شرکت‌ها درخواست می‌کنند تا اطلاعات مورد نیاز برای گزارش هزینه‌های تجاری خود را طبق نیاز IRS داشته باشند.
حفظ رکوردهای W-9
همانند اکثر اسناد مالیاتی، کسب و کارها باید کپی تمام فرم های W-9 را حداقل به مدت سه سال پس از ثبت آخرین اظهارنامه مالیاتی مربوطه (یا تاریخ سررسید اظهارنامه، اگر دیرتر باشد) نگهداری کنند. در مثال بالا، اگر کسب و کار با طراح وب در سال 2017 قرارداد بسته است و او قبل از پایان سال کار خود را تکمیل می کند، کسب و کار باید فرم W-9 خود را حداقل تا 16 آوریل 2021 حفظ کند (با فرض اینکه کسب و کار سال 2017 خود را ثبت کرده است. اظهارنامه مالیاتی در 15 آوریل 2018).
نحوه تکمیل فرم W-9
W-9 واقعی بسیار کوتاه و نسبتاً ساده است. این شامل سه بخش اصلی است: اطلاعات شخصی، TIN و گواهینامه.
بخش اطلاعات شخصی افراد
در خط 1، مودیان مالیاتی باید نام خود را همانطور که در اظهارنامه مالیاتی خود آمده است ارائه کنند. حتی اگر از نظر فنی یک نهاد تجاری هستند، صاحبان انفرادی باید نام قانونی خود را در این بخش قرار دهند.
مالکین انحصاری نام خود را در خط دوم تکرار می‌کنند که «نام تجاری یا نام نهاد نادیده گرفته شده» را می‌خواند. در اینجا، آنها نام کامل خود و حروف DBA را قرار می دهند که مخفف عبارت 'doing business as' است و به دنبال آن نام ساختگی کسب و کار در صورت وجود وجود دارد. به عنوان مثال، اگر جان اسمیت مالک انحصاری لوله کشی سریع بود، خط اول را به عنوان جان اسمیت و خط دوم را به عنوان John Smith DBA Speedy Plumbing پر می کرد.
بعد، مالیات‌دهنده کادر «انفرادی/مالک انفرادی» را که در زیر خطوط نام قرار دارد، علامت می‌زند. همچنین مؤدی باید آدرس پستی خود را در خطوط 5 و 6 ارائه دهد. اطلاعات مشتری می تواند در سمت راست فرم در این قسمت درج شود، اما الزامی نیست.
بخش اطلاعات شخصی مشاغل
کسب و کارها یا سایر نهادها باید نام قانونی خود را (دقیقاً همانطور که در اظهارنامه مالیاتی آنها نشان داده شده است) در خط 1 قرار دهند. اگر کسب و کار دارای نام تجاری یا DBA نیز باشد، در خط 2 قرار می گیرد.
در مرحله بعد، مالیات دهنده کادری را که نشان می دهد واحد تجاری از نظر ساختار قانونی آن چگونه طبقه بندی می شود، علامت می زند. شما باید مشخص کنید که آیا نهاد یک شرکت C، شرکت S، شراکت، شرکت با مسئولیت محدود (LLC) و غیره است یا خیر.
اگر کسب و کار یک شرکت LLC تک عضوی است، به جای کادر «LLC»، کادر «انفرادی/مالک انفرادی» را علامت بزنید. شرکت‌های LLC که شکل دیگری از مالیات را انتخاب کرده‌اند (مثلاً یک LLC که انتخاب کرده است به عنوان S Corporation مالیات بگیرد) کد طبقه‌بندی مالیاتی را در فضای کنار کادر تأیید LLC، همانطور که در فرم آموزش داده شده است، وارد می‌کنند.
آدرس پستی اصلی نهاد باید در خطوط 5 و 6 ارائه شود. آدرس مشتری همچنین ممکن است در فضای سمت راست قسمت آدرس پستی اضافه شود، اما الزامی نیست.
معافیت
اکثر مالیات دهندگان فاصله های خط 4 را خالی می گذارند. اولین فاصله در خط 4 نشان می دهد که مالیات دهنده از کسر پشتیبان معاف است. افراد و صاحبان انفرادی تقریباً هرگز از کسر پشتیبان معاف نخواهند شد، اما در شرایط خاص شرکت ها معاف هستند. کدهای دریافت کننده و شرایط در صفحه سوم W-9 ذکر شده است. اگر واجد شرایط یکی از این شرایط هستید، شماره کد مناسب را در اولین فضای خط 4 قرار دهید.
بخش FATCA از خط 4 فقط در صورتی اعمال می شود که W-9 را به یک موسسه مالی خارجی ارسال می کنید و از گزارش مطابقت قانون مالیات حساب خارجی (FATCA) معاف هستید. در آن شرایط، فهرست کدها و دلایل موجود در صفحه سوم فرم W-9 را بررسی کنید تا ببینید آیا واجد شرایط هستید یا خیر، و کد حرف مناسب را در فضای FATCA در خط 4 قرار دهید.در صورت شک، از موسسه مالی درخواست کننده فرم بپرسید که آیا باید این فضا را پر کنید یا نه.
اطلاعات شماره حساب
آخرین خط در بخش اطلاعات شخصی به «شماره حساب» اشاره دارد. در اینجا، مالیات دهندگان هر گونه حسابی را که نزد IRS برای بازپرداخت مالیات یا پیش پرداخت برای تعهدات بدهی مالیاتی پیش بینی شده دارند، فهرست می کند. این اطلاعات اختیاری است و معمولا باید خالی بماند.
شماره شناسایی مؤدی مالیاتی (TIN)
بخش TIN باید بدون در نظر گرفتن اینکه مالیات دهنده یک فرد، مالک یا واحد تجاری است تکمیل شود.
- افراد شماره تامین اجتماعی خود را در سمت راست فرم، در فضاهای ارائه شده قرار می دهند.
- مالکین انحصاری و LLCهای تک نفره ممکن است از شماره تامین اجتماعی یا شماره شناسایی کارفرمای خود (EIN) استفاده کنند، اگرچه IRS شماره های تامین اجتماعی را ترجیح می دهد.
- حتی اگر یک فرد خاص مسئول نهاد باشد، انواع دیگر نهادهای تجاری EIN خود را در فضاهای ارائه شده قرار می دهند.
بخش گواهینامه
در این بخش، مؤدی فرم را امضا می کند و صحت اطلاعات موجود در آن را تأیید می کند. عدم ارائه یا ثبت آگاهانه اطلاعات نادرست، مؤدی را مشمول جریمه می کند.
W-9 Compliance
چه یک پیمانکار مستقل یا کسب و کار ارائه خدمات به مشتری باشید یا اگر شرکتی هستید که افراد یا نهادهای تجاری را برای ارائه خدمات استخدام می‌کند، فرم‌های W-9 برای رعایت مالیات حیاتی هستند. اگر شرایط خاصی دارید یا مطمئن نیستید که آیا باید این فرم را تکمیل یا درخواست کنید، از یک متخصص مالیاتی واجد شرایط مشاوره بگیرید.
