به‌طور سنتی توسط کسب‌وکارها استفاده می‌شود، معیارسازی فرآیندی است برای ارزیابی نقاط قوت یک سازمان یا بخش مشابه با غیرانتفاعی شما و مقایسه کار شما با آنها. هنگامی که سازمان های غیرانتفاعی به دنبال تأمین بودجه کمک مالی هستند، این معیارها اغلب به عنوان ابزاری برای ارزیابی کارایی سازمان استفاده می شوند.
معیار چیست؟
معیار معیاری است که عملکرد گذشته و فعلی شما را در مقایسه با سازمان‌های غیرانتفاعی موفق مشابه - معمولاً از نظر مالی - نشان می‌دهد.این اندازه گیری به شما این امکان را می دهد که نقاط قوت و ضعف سازمان خود را به عنوان وسیله ای برای بهبود تلاش های جمع آوری کمک های مالی و برنامه ریزی آینده خود ارزیابی کنید.
مراحل بنچمارک
چه برای اولین بار بنچمارک ایجاد می کنید و چه معیارهای فعلی را به روز می کنید، یک سری مراحل وجود دارد که باعث می شود فرآیند به آرامی اجرا شود. روند زیر را امتحان کنید.
تیم تشکیل دهید
سازمان‌های غیرانتفاعی به دلیل کمبود کارکنان با بودجه‌های محدود بدنام هستند، بنابراین باید تیمی متشکل از افراد متمرکز ایجاد کنید که بتوانند در معیارهای مالی شما با یکدیگر همکاری کنند. حسابرس اندی مافیا پیشنهاد می‌کند که این تیم باید هم کسانی باشد که تصمیم‌های مالی می‌گیرند و هم کسانی که تحت تأثیر آنها قرار می‌گیرند تا منسجم‌ترین دیدگاه را به دست آورند.
چشم انداز و سوالات آینده خود را تعریف کنید
متخصصان حسابداری از SKR+CO می گویند که تعریف آنچه سازمان شما واقعاً نیاز به اندازه گیری دارد اولین گام در فرآیند معیار است.روی اهداف و ماموریت های آینده خود و ابزارهای مورد نیاز برای بهبود آن برنامه ها تمرکز کنید. چند معیار را برای شروع انتخاب کنید، به ویژه مناطقی که قصد دارید در آینده نزدیک روی آنها تمرکز کنید.
ملاحظات شامل موارد زیر است:
- کارایی برنامه
- کارآمدی جذب سرمایه
- صفحه یا ذخایر قابل مصرف
- درآمدهای برنامه
- میانگین مشارکت
معیارها را بنویس
معیارهای خوب نشانگر تامین مالی جامد و پایدار هستند. به عبارت دیگر، سازندگان کمک مالی می‌خواهند به سازمان‌هایی کمک کنند که می‌دانند به کجا می‌روند و چگونه به آنجا می‌رسند.
به عنوان مثال سازمانی را در نظر بگیرید که ماموریت آن «بهبود زندگی کودکان درون شهری از طریق ترویج سوادآموزی» است. معیارها باید بیان کنند:
- به طور مشخص سازمان قرار است چه کاری برای ارتقای سواد انجام دهد
- چگونه سازمان برنامه ریزی می کند تا موفقیت خود را ارزیابی کند
- اهداف خاص و قابل اندازه گیری که نه تنها شامل جدول زمانی برای زمان دستیابی به معیار می شود، بلکه روشی برای ارزیابی نیز دارد
- چگونه هدف با بیانیه مأموریت سازمان تناسب دارد
یک معیار ضعیف ممکن است بیان کند "پروژه سوادآموزی درون شهر (ICLP) سواد را با همکاری با مدارس محلی بهبود می بخشد." این بیانیه مبهم است و اطلاعات خاصی در مورد زمان و چگونگی بهبود سواد نمی دهد. معیار بهتری در این سناریو می‌تواند این باشد که "ICLP با تضمین اینکه هر کلاس درس در این منطقه دارای یک کتابخانه کلاسی با حداقل 100 کتاب در طی دو سال با برگزاری دو بار در سال کتاب‌ها و نمایشگاه‌های کتاب باشد، برای بهبود سواد کار خواهد کرد. رویدادهای جمع‌آوری کمک مالی فراهم خواهد شد. پایتخت حداقل سه کارگاه آموزشی معلمان و مربیان را برای همه معلمان مدارس ابتدایی جدید در منطقه طی پنج سال آینده فراهم کند."
جمع آوری داده و مقایسه
با جمع‌آوری داده‌های مناسب از گزارش‌های مالی گذشته و حال آژانس خود برای هر معیار انتخابی شروع کنید. اگر عضو یک سازمان بزرگ هستید، بخش‌ها یا تیم‌هایی را که بیشترین درآمد یا بیشترین کارایی جذب سرمایه را دارند شناسایی کنید و تعداد بخش‌های خود را با آنها مقایسه کنید.
سازمان‌ها همچنین می‌توانند معیارهای خود را با معیارهای سازمان‌هایی با مأموریت‌ها و درآمدهای مشابه مقایسه کنند. برای این کار باید داده های مشابهی را از سازمان های دیگر مانند سازمان خود جمع آوری کنید. گروه Bridgespan پیشنهاد می‌کند بازدید از وب‌سایت، مصاحبه‌ها و گزارش‌های سالانه راه‌های عالی برای یافتن اطلاعات از سازمان‌های غیرانتفاعی مشابه هستند. اغلب می توانید فرم های مالیاتی و گزارش های سالانه را در وب سایت های سازمان خیریه بیابید. می‌توانید به سادگی به داده‌ها نگاه کنید تا آنها را مقایسه کنید یا روی برنامه‌های نرم‌افزاری رایانه‌ای سرمایه‌گذاری کنید که مقایسه علمی‌تری ارائه می‌دهند.
ارزیابی معیار
مهم این است که نه تنها به آنچه می خواهید برسید توجه کنید، بلکه توجه داشته باشید که چگونه می خواهید بدانید که آیا به هدف خود رسیده اید یا خیر.اکثر سازمان ها هم به صورت داخلی، در میان کارکنان خود و هم به صورت خارجی ارزیابی می کنند. روش های مختلفی وجود دارد که از طریق آنها می توانید معیارهای یک سازمان را ارزیابی کنید. آوردن یک مشاور مالی، شرکت CPA یا دیگر متخصصان مستقل می تواند نظرات تازه و عینی به شما بدهد و ارزیابی معتبرتری ارائه دهد. مزیت انجام یک ارزیابی منظم در سازمان این است که اعضا در موقعیت منحصر به فردی برای ارزیابی اینکه چرا چیزی کار می کند یا کار نمی کند.
از دیگران بیاموز
به دلیل کمبود منابع و بودجه، بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی خود را در موقعیتی قرار می‌دهند که به جای اختصاص زمان به تحقیق در مورد روش‌های بهبود، به کارهایی که قبلاً انجام شده است تکیه می‌کنند. معیارسازی به سازمان‌ها این فرصت را می‌دهد تا به سازمان‌های غیرانتفاعی مشابه در تلاش برای یافتن رویکردهای جایگزین موفق نگاه کنند.
