بسیاری از سازمانهای غیرانتفاعی یک یا چند هیئت مشاوره دارند. همانطور که از نام آن پیداست، اعضای هیئت مشورتی داوطلبانی هستند که به رهبران سازمان مشاوره می دهند و بینش خود را با آنها به اشتراک می گذارند. اعضای هیئت مشاوران معمولاً افرادی هستند که به کاری که سازمان غیرانتفاعی انجام می دهد علاقه مند هستند. بسیاری از آنها رهبران شرکت هایی هستند که حمایت های مالی قابل توجهی یا انواع دیگری از سازمان را ارائه می دهند. برخی به سادگی افراد علاقه مندی هستند که می خواهند از داوطلبی اولیه فراتر بروند.
هیئت مشورتی در مقابل هیئت مدیره
هیئت مشاوره با هیئت مدیره یک سازمان غیرانتفاعی (BOD) یکسان نیست. هر دو نوع گروه از داوطلبانی تشکیل شده اند که سخاوتمندانه تخصص خود را برای کمک به سازمان برای دوره های زمانی معین (شرایط) به اشتراک می گذارند، اما عملکرد یکسانی ندارند. برای اینکه یک سازمان وضعیت معافیت مالیاتی را از خدمات درآمد داخلی (IRS) دریافت کند، به طور کلی یک BOD لازم است. این در مورد هیئت های مشورتی که اجباری نیستند صدق نمی کند.
- BOD غیرانتفاعی- وظیفه اصلی BOD، حکمرانی است. اعضای BOD مسئولیت امانتداری دارند و تصمیمات مهمی را از طرف سازمان می گیرند. اعضای BOD باید برای تصویب بسیاری از تصمیمات سازمانی کلیدی، از جمله بودجه و سایر موارد مهم مرتبط با استراتژی، جهت و مسئولیت مالی رای دهند.
- هیئت مشاوره غیرانتفاعی - اعضای هیئت مشاور برای سازمان تصمیم نمی گیرند. اعضای هیئت مشورتی مانند اعضای هیئت مدیره دارای قدرت رأی نیستند و مسئولیت امانتداری نیز ندارند.علاوه بر به اشتراک گذاشتن مشاوره، اعضای هیئت مشاوران معمولاً در جمع آوری پول برای سازمان نقش دارند. با این حال، آنها در مورد نحوه استفاده از منابع سازمان نظری ندارند.
نقش ها و مسئولیت های هیئت مشاور
نقش و مسئولیت هیئت های مشاوره در هر سازمان غیرانتفاعی یکسان نیست. سازمانهای غیرانتفاعی هیئت‌های مشاوره‌ای تشکیل می‌دهند تا تخصص و بینش افرادی را که دانشی دارند که به نفع سازمان و کار آن است، به دست آورند و روابط خود را با افرادی که از این هدف برای جامعه بزرگ‌تر حمایت می‌کنند، تقویت کنند. برخی از سازمان ها دارای چندین هیئت مشاوره هستند که هر کدام اهداف متفاوتی را انجام می دهند. نقش ها و مسئولیت های هیئت های مشاوره اغلب شامل موارد زیر است:
- جمع آوری کمک- هیئت های مشاوره اغلب به دنبال جمع آوری پول از طرف سازمان هستند. اعضای هیئت مشورتی اغلب به دنبال اهداکنندگان جدید هستند یا با اهداکنندگان قبلی تماس می‌گیرند تا برای کمپین‌های سرمایه‌ای یا هدایای بزرگ درخواست حمایت بیشتر کنند.
- تخصص تخصصی - سازمانهای غیرانتفاعی معمولاً کارکنان کوچکی دارند، بنابراین ممکن است به بینش‌های متخصص نیاز داشته باشند. به عنوان مثال، یک سازمان غیرانتفاعی بدون تیم فناوری اطلاعات داخلی (IT) ممکن است یک هیئت مشاوره فناوری اطلاعات برای ارائه مشاوره در این زمینه تشکیل دهد.
- راهنمای پروژه ویژه - یک سازمان غیرانتفاعی که در حال اجرای یک پروژه خاص است ممکن است یک هیئت مشاوره موقت (موقت) با هدف خاص تشکیل دهد تا مشاوره و تخصص مرتبط با این تلاش را ارائه دهد..
- بینش جامعه - یک سازمان غیرانتفاعی ممکن است یک هیئت مشورتی متشکل از افراد در جمعیت(هایی) که به آنها خدمت می کند تشکیل دهد. این می‌تواند به ارائه بینش‌های منحصربه‌فردی در مورد چگونگی پاسخگویی بهتر به نیازهای اجزای آن کمک کند.
- افزایش دید/اعتبار - برخی سازمان‌ها از افراد مشهور، سیاستمداران، کارشناسان یا دیگر افراد با سابقه یا دارای جایگاه بالا دعوت می‌کنند تا در هیئت مشاوران خود خدمت کنند. این می تواند به افزایش دید و/یا اعتبار کلی سازمان کمک کند.
- توسعه رهبری - داوطلبان درگیر که به عنوان رهبران آینده با پتانسیل بالا شناخته می شوند اغلب برای خدمت در یک هیئت مشاوره دعوت می شوند. تجربه ای که در آنجا به دست می آورند می تواند به آنها کمک کند تا در آینده به عضویت BOD درآیند.
- ادامه ارتباط - سازمانهای غیرانتفاعی گاهی از اعضای سابق BOD دعوت می‌کنند تا در مقام مشاوره به خدمت ادامه دهند. این به آنها کمک می کند تا درگیر شوند، اما بدون داشتن مسئولیت های خاص مانند زمانی که در BOD بودند.
- روابط اهداکنندگان - اهداکنندگان با دلارهای بالا، از جمله افراد و رهبران تجاری که بر اهدای خیریه در شرکت‌هایشان تأثیر می‌گذارند، اغلب برای خدمت در هیئت‌های مشاوره دعوت می‌شوند. این امر حمایت مالی مستمر را تشویق می کند.
آیا سازمان غیرانتفاعی شما به یک هیئت مشاور نیاز دارد؟
هیئت‌های مشاوره تقریباً همیشه در برخی ظرفیت‌ها برای یک سازمان غیرانتفاعی مفید هستند. اگر پاسخ برخی (یا همه!) از سوالات زیر "بله" است، ممکن است بخواهید با تشکیل یک هیئت مشورتی به جلو بروید.
- آیا هیئت مدیره یا مسئولان شرکت در زمینه ای خارج از تخصص خود نیاز به مشاوره دارند؟ هیأت مدیره می تواند افراد متخصص در این زمینه را برای نظر دادن به یک هیئت مشورتی منصوب کند.
- آیا موضوعی وجود دارد که نیاز به نظرات بی طرفانه یک نهاد غیر دولتی داشته باشد؟ یک هیئت مشورتی می‌تواند با موضعی بی‌طرفانه تحلیل کرده و پاسخ‌هایی ارائه دهد، زیرا هیچ اختیار حاکم بر آن نهاد ندارند.
- آیا هیئت مدیره و کارکنان می توانند با منابع فعلی پروژه خاصی را انجام دهند؟ در غیر این صورت، یک هیئت مشاوره می تواند ورودی، مهارت ها یا منابعی را برای پروژه ویژه ارائه دهد.
- آیا سازمان از نشان دادن سریع اعتبار در یک زمینه خاص سود می برد؟ انتصاب کارشناسان از این حوزه در هیئت مشاوران راهی سریع برای کسب اعتبار در یک حوزه جدید است.
- آیا سازمان به مجموعه گسترده تری از اعضای بالقوه هیئت مدیره نیاز دارد؟ از یک هیئت مشورتی به عنوان شکلی از برنامه ریزی جانشین پروری برای رهبران داوطلب آینده استفاده کنید.
چگونه یک هیئت مشاوره غیرانتفاعی تشکیل دهیم
هنگامی که برای اولین بار یک هیئت مشاوره تشکیل می دهید، با تصمیم گیری در مورد اینکه آیا گروه به صورت موقت یا ایستاده خواهد بود، شروع کنید. فقط برای رویدادهای خاص یا پروژه های محدود، هیئت های مشاوره موقت ایجاد کنید. یک کمیته دائمی زمانی مناسب تر است که به مشاوران درازمدت نیاز باشد. این مراحل را برای تشکیل یک هیئت مشاوره دنبال کنید.
- نقش هیئت مشورتی را به صورت مکتوب با تنظیم منشور هیئت مشورتی که محدوده و هدف گروه و همچنین دستورالعمل‌ها و انتظارات کلی از اعضا را مشخص می‌کند، به صورت مکتوب شرح دهید.
- ایجاد مجموعه ای از آیین نامه ها برای هیئت مشورتی که وظایف و اختیارات محدود هیئت مشورتی و همچنین هر الزامی را که اعمال می شود، مانند محدودیت دوره یا جلسات اجباری دوره ای (در صورت وجود) بیان می کند.
- درج شرح کلی وظایف هیئت مشاوران در آیین نامه. این اطمینان حاصل می کند که هم هیئت مشاوران و هم اعضای BOD از نقش واقعی مشاوران آگاه هستند.
- اهداکنندگان، داوطلبان و سایر افرادی که برای خدمت در هیئت دعوت خواهند شد را شناسایی کنید. اعضای بالقوه را با دقت بر اساس اهداف خود برای هیئت مشاوران و نحوه همسویی استعدادها یا تأثیر آنها انتخاب کنید.
- اعضای BOD یا کارکنان اجرایی را تعیین کنید تا شخصاً از اعضای هیئت مشاوران آینده برای پیوستن دعوت کنند. تماس شخصی باید با یک دعوت نامه کتبی (ایمیل یا نامه) با درخواست پاسخ کتبی پیگیری شود.
- میزبان جلسه اولیه هیئت مشورتی برای استقبال از پذیرندگان. اعضا را به BOD و تیم اجرایی معرفی کنید و در مورد چشم انداز سازمان و همچنین اهداف گروه بحث کنید.
- رئیسی را تعیین کنید که بتواند هیئت مشاوران را رهبری کند، بر جلسات مؤثر نظارت کند و به عنوان واسطه بین هیئت مدیره رسمی و مشاوران عمل کند. هیئت مشورتی باید به طور منظم تشکیل جلسه دهد و دستور کار دقیقی داشته باشد.
نمونه های هیئت مشاور
نمونه‌های زیادی از هیئت‌های مشاوره در بخش غیرانتفاعی از جمله نهادهای دولتی، موسسات خیریه و انجمن‌های حرفه‌ای وجود دارد.
- موسسه ملی بهداشت (NIH) دارای یک هیئت مشاوره ملی سرطان (NCAB) متشکل از پزشکان و سایر رهبران صنعت مراقبت های بهداشتی است.
- موسسه جهانی آب دارای هیئت مشاوره ای متشکل از فعالان، دانشمندان و رهبران تجاری است که مشتاق اطمینان از دسترسی به آب پاک در سراسر جهان هستند.
- فدراسیون حیات وحش تنسی دارای یک هیئت مشورتی متشکل از ساکنان سراسر ایالت است که علاقه زیادی به فضای باز و منابع طبیعی دارند.
- بنیاد اتاق بازرگانی ایالات متحده دارای یک هیئت مشورتی متشکل از رهبران تجاری موفق و افرادی است که با اتاق‌های بازرگانی خاص مکان کار می‌کنند.
- جامعه مدیریت منابع انسانی دارای یک شورای مشورتی عضویت (MAC) متشکل از اعضای آن و یک شورای مشورتی حرفه ای جوان (YPAC) است که تنها از اعضای اولیه شغلی تشکیل شده است.
هیئت های مشاوره برای سازمان های غیرانتفاعی
هیئت‌های مشاوره می‌توانند ارزش زیادی برای سازمانهای غیرانتفاعی ایجاد کنند. یک هیئت مشورتی با اعضای مناسب که به طور موثر عمل می کند، تنها می تواند یک دارایی باشد. سازمانهای غیرانتفاعی از هیئت‌های مشاوره سود می‌برند زیرا اعضا می‌توانند به یافتن منابع برای انجام پروژه‌ها، جمع‌آوری پول و ارائه مشاوره و تخصص بسیار مورد نیاز کمک کنند. کسانی که در هیئت‌های مشاوره شرکت می‌کنند نیز سود می‌برند، زیرا مهارت‌های رهبری را به دست می‌آورند، شبکه‌های قوی‌تری ایجاد می‌کنند و فرصتی برای پیشبرد هدفی دارند که برایشان مهم است.
