همانند کسب و کارهای انتفاعی، موسسات خیریه غیرانتفاعی به پرسنل نیاز دارند تا سازمان خود را در حال فعالیت نگه دارند. در حالی که هدف اصلی آنها تأمین بودجه و برنامه ریزی برای جمعیت های خاص است، خیریه ها همچنین از بخشی از بودجه خود برای پرداخت به کسانی استفاده می کنند که همه چیز را قانونی و سازمان یافته نگه می دارند.
استانداردسازی هزینه های اداری خیریه
این یک قانون دیرینه در میان صنایع غیرانتفاعی بوده است که به هزینه های اداری به عنوان معیاری برای سلامت مالی سازمان نگاه کنند.از نظر تاریخی، عدد جادویی این بود که هزینه‌های زیر 30 درصد نشان‌دهنده خیریه‌ای بود که حداقل تلاش می‌کرد تا مسئولیت مالی را حفظ کند. مکاتب فکری اخیر پیشنهاد کرده‌اند که موفق‌ترین مؤسسات خیریه را نمی‌توان تنها با هزینه‌های اداری آنها ارزیابی کرد، بلکه باید با اثربخشی و تأثیر آنها نیز ارزش‌گذاری کرد.
چه چیزی شامل هزینه های اداری می شود
هزینه های اداره یک موسسه خیریه را هزینه های اداری و یا گاهی سربار می نامند. این هزینه‌ها از هر چیزی که برای وجود سازمان لازم است تشکیل می‌شود که در دسته‌های جمع‌آوری سرمایه، فعالیت‌های برنامه یا فعالیت‌های عضویت قرار نمی‌گیرد.
هزینه های اداری یا مدیریتی معمولاً عبارتند از:
- کارکنان منابع انسانی و حسابداری
- حقوق مدیر و کارمند
- فناوری اطلاعات اختصاص یافته به زیرساخت و عملیات
- تهیه گزارش سالانه
- لوازم اداری
- عوارض ساختمان
- خدمات حقوقی
- هزینه های هیئت مدیره
تغییر هزینه بر اساس نوع سازمان
انواع مختلف موسسات خیریه به مقادیر سربار متفاوتی نیاز دارند، بنابراین هر کدام باید به جای یک درصد جهانی برای همه موسسات خیریه، استاندارد در حوزه خود را هدف قرار دهند. Charity Navigator یک تفکیک کامل از منابع مالی سازمان ایده آل را ارائه می دهد که بر اساس نوع خیریه تفکیک شده است. به طور کلی، هزینه های اداری زیر 15 درصد بهترین در نظر گرفته می شود، با این حال تغییراتی وجود دارد، مانند:
- موزه ها تا 17.5 درصد هزینه های بالاتر را تضمین می کنند.
- انبارهای مواد غذایی/بانک ها و موسسات خیریه تامین بشردوستانه باید سربار کمتری با سقف هزینه حدود سه درصد داشته باشند.
- سازمان های اعطایی نباید هزینه های بالاتر از هفت و نیم درصد را ببینند.
تخصیص
هر سازمان بخشی از حقوق مجریان و کارکنان را به هزینه های اداری اختصاص می دهد. هر زمانی که یک کارمند به جای خدمات برنامه یا جمع آوری کمک های مالی صرف انجام وظایف اداری می کند، به دسته هزینه های اداری اختصاص داده می شود. به غیر از منابع انسانی و پرسنل حسابداری، حقوق اکثر کارمندان خیریه را نمی توان کاملاً به هزینه های اداری نسبت داد.
جداسازی برنامه
سازمان هایی که بیش از یک دسته برنامه دارند، مانند پژوهش و آموزش، باید هزینه های اداری را برای هر دسته تفکیک کنند. این یک نگاه دقیق به آنچه که برای هر برنامه به طور خاص خرج می شود، می دهد.
اولویت اهداکنندگان
خیرین بارها درخواست کرده‌اند که کمک‌های نقدی آنها مستقیماً به اجرای یک برنامه اختصاص یابد. در مطالعات انجام شده توسط دانشکده بازرگانی هاروارد، محققان دریافتند که احتمال اهدای افراد به خیریه‌ای که می‌دانند هزینه‌های اداری آن توسط یک اهداکننده خصوصی پوشش داده می‌شود، تقریباً سه برابر بیشتر از مؤسسه‌هایی است که ممکن است در هزینه‌های سربار استفاده شود.خیرین باید توجه داشته باشند که هزینه های اداری در همه سازمان ها وجود دارد و برخی کمک ها باید بدون محدودیت انجام شود تا سازمان ها بررسی های لازم را انجام دهند.
مزایا و معایب هزینه های اداری
در مورد هزینه ها می توان به نتایج مختلفی دست یافت، اما مهم است که هزینه های اداری را در چشم انداز با چندین معیار مالی دیگر قرار دهیم. به مسائل مالی به طور کلی نگاه کنید و از تیم مدیریت سوالات زیادی بپرسید.
هزینه کم
هزینه‌های اداری پایین می‌تواند به این معنا باشد که سازمان بسیار ضعیف عمل می‌کند و دائماً مطمئن می‌شود که مازاد بر بودجه حذف می‌شود. همچنین می‌تواند به این معنا باشد که سازمان اجرای واقعی برنامه را به سایر سازمان‌ها برون سپاری می‌کند و سربار کمی دارد. هنوز فرضیه دیگری این است که آژانس با کارکنان کمتر از میزان مورد نیاز کار می کند یا با کارکنانی که آموزش دیده اند و فاقد صلاحیت هستند کار می کند.
هزینه های بالا
هزینه های اداری بالا می تواند به این معنی باشد که نظارت کافی در یک آژانس وجود ندارد. وظایف کارکنان ممکن است به وضوح تعریف نشده باشد یا ممکن است چندین کارمند وجود داشته باشند که کار یکسانی را انجام می دهند. همچنین می‌تواند به این معنی باشد که سازمان کنترل‌ها و تعادل‌هایی را برای اطمینان از مطابقت فعالیت‌های روزانه با قوانین ایالتی و فدرال و همچنین توصیه‌های ارائه‌شده توسط سازمان‌های غیرانتفاعی دیده‌بان دارد. در موارد شدید، این هزینه ها ممکن است نشان دهنده تقلب یا هزینه های غیرموجه باشد.
اولویت ها و قول
موفقیت یک موسسه خیریه را نباید صرفاً با آن سنجید که کمترین هزینه های اداری و سربار را داشته باشد. هنگام ایجاد یک سازمان غیرانتفاعی یا انتخاب یکی برای کمک مالی، هزینه های آن و تأثیر قابل اندازه گیری آنها را در نظر بگیرید. یک موسسه خیریه بزرگ با تمرکز تلاش ها بر کمک به آرمان خود، اولویت ها و وعده های خود را در راستای اهداف خود نگه می دارد.
