حفظ ارتباطات داوطلبانه مؤثر برای موفقیت هر سازمان غیرانتفاعی ضروری است. برای پرانرژی و درگیر نگه داشتن داوطلبان در کارشان، مهم است که به آنها اطلاع دهید که نیازهای سازمان چیست، از تلاش های آنها قدردانی کنید و مطمئن شوید که مشارکت هایشان چقدر حیاتی است. ارتباط موثر عنصری حیاتی برای ایجاد روابط پایدار با داوطلبان است.
بخش داوطلبان را به وب سایت خود اضافه کنید
افزودن یک بخش ویژه داوطلبان به وب سایت شما راهی عالی برای برقراری ارتباط با داوطلبان فعلی و جذب داوطلبان جدید است.با راه‌اندازی و نگهداری یک مرکز ارتباط داوطلبانه در وب‌سایت گروه خود، به‌خوبی به داوطلبان کمک می‌کنید تا از آنچه در سازمان می‌گذرد مطلع شوند. حتماً تصاویر یا ویدیوهایی را که داوطلبان را در حال عمل نشان می دهد (با اجازه آنها) به نمایش بگذارید. همچنین می توانید مواردی مانند فرصت های داوطلبانه، جلسات کمیته آتی و سایر اطلاعات مورد علاقه داوطلبان را منتشر کنید. بسته به اینکه وب سایت شما چقدر پیچیده است، ممکن است بتوانید راهی برای داوطلبان فراهم کنید تا اسناد را آپلود کنند، ساعات خدمات خود را پیگیری کنند، یا مطالب آموزشی را مشاهده کنند.
از طریق نظرسنجی با داوطلبان آشنا شوید
نظرسنجی یک ابزار ارتباطی مفید برای آشنایی با داوطلبان و کشف نحوه مشارکت آنها با سازمان شما است. در نظر بگیرید که یک نظرسنجی از طریق بخش داوطلبان وب سایت خود در دسترس قرار دهید، یا آن را در قالب ایمیلی قرار دهید که برای داوطلبان جدید ارسال می شود. این باید فقط چند سوال داشته باشد که به شما امکان می دهد تا متوجه شوید که آنها مایلند در چه نوع فعالیت های داوطلبانه شرکت کنند و چه مهارت هایی دارند.از شخصی بخواهید نتایج را بررسی کند، سپس به صورت جداگانه اطلاعاتی درباره کمیته ها یا پروژه هایی که با علایق آنها مطابقت دارد، در میان بگذارد. این اطلاعات را در یک پایگاه داده داوطلبانه قرار دهید که می تواند در آینده برای اطلاع رسانی به مردم در صورت در دسترس شدن پروژه های جدید استفاده شود.
ارتباط با داوطلبان از طریق رسانه های اجتماعی
از حضور سازمان خود در رسانه های اجتماعی به عنوان ابزار ارتباطی برای تعامل با داوطلبان و سایر گروه های ذینفع استفاده کنید. داوطلبان را تشویق کنید تا صفحات رسانه های اجتماعی سازمان را دنبال کنند و لطف خود را جبران کنید، مانند دنبال کردن مجدد آنها در توییتر یا اینستاگرام. عکس‌ها و شرح‌هایی را پست کنید که مشارکت داوطلبان گروه شما را برجسته می‌کند، همراه با پیوندهایی به پوشش رسانه‌ای گروه. با نظر دادن و/یا اشتراک گذاری پست های سازمان، داوطلبان را به تعامل تشویق کنید.با ایجاد یک کمیته رسانه های اجتماعی برای هماهنگی یا کمک به پست های اجتماعی، مشارکت داوطلبان را با تلاش های ارتباطی کلی سازمان ارتقا دهید.
انتشار خبرنامه داوطلبان
بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی خبرنامه‌ای را به صورت ماهانه یا فصلی برای داوطلبان، و همچنین برای اهداکنندگان، آژانس‌های تامین مالی، منابع ارجاع مصرف‌کننده و سایر گروه‌ها ارسال می‌کنند. توزیع یک خبرنامه راهی عالی برای اطلاع افراد علاقه مند در مورد دستاوردهای اخیر، پروژه های فعلی و اهداف آینده این گروه خیریه است. همچنین وسیله ای عالی برای شناسایی مشارکت های داوطلبان برجسته فراهم می کند. بسته به اینکه داوطلبان شما و سایر افراد علاقه مند چه کسانی هستند، ممکن است لازم باشد یک خبرنامه را چاپ و پست کنید، یا ممکن است یک خبرنامه الکترونیکی به شما کمک کند. دعوت از سهامداران برای اشتراک در گزینه تحویل ترجیحی خود را در نظر بگیرید.
حفظ تماس شخصی یک به یک
وقتی صحبت از ایجاد روابط با داوطلبان می شود، هیچ جایگزینی برای برقراری ارتباط شخصی با افرادی که سخاوتمندانه وقت و استعدادهای خود را به سازمان شما اهدا می کنند وجود ندارد.توصیه می شود که به طور دوره ای جلسات رو در رو با داوطلبانی که سمت صندلی دارند یا نقش های کلیدی دیگری را ایفا می کنند که به گروه خیریه شما اجازه می دهد تا ماموریت خود را انجام دهد، برنامه ریزی کنید. تماس دوره‌ای با داوطلبان برای اعلام حضور می‌تواند راهی مؤثر برای حفظ تماس فردی بدون نیاز به درخواست از آنها برای اختصاص زمانی برای یک بحث رسمی، حضوری یا کنفرانس ویدیویی باشد. مدیر اجرایی همچنین می‌تواند زمان‌های چت را تنظیم کند که داوطلبان تشویق می‌شوند در آنجا توقف کنند یا برای ارتباط شخصی تماس بگیرند.
اتصال از طریق جلسات کمیته
جلسات کمیته داوطلبانه می تواند برای موفقیت انواع پروژه ها ضروری باشد. هنگامی که یک پروژه جدید شروع می شود، توصیه می شود با افرادی که علاقه مند به کار داوطلبانه هستند جلسه ای برگزار کنید تا فرصتی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد انواع نقش ها و نوع تعهد زمانی که هر کدام ممکن است به آن نیاز داشته باشد، داشته باشند. هنگامی که یک کمیته تشکیل می شود، چه برای یک پروژه خاص و چه برای یک گروه کاری در حال انجام، جلسات منظم همچنان برای مدیریت فرآیند و حفظ ارتباط داوطلبانه مؤثر مهم است.بهتر است یک برنامه مشخص برای جلسات مانند سه شنبه سوم هر ماه تنظیم کنید تا داوطلبان بتوانند از قبل برنامه ریزی کنند.
از داوطلبان بخواهید نظرات خود را به اشتراک بگذارند
ارتباطات باید از هر دو طرف جریان داشته باشد. تشویق داوطلبان برای به اشتراک گذاشتن افکار و ایده های خود با سازمان و رهبران آن به همان اندازه مهم است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات به داوطلبان می رسد. راه های زیادی وجود دارد که می تواند برای داوطلبان ارائه بازخورد یا به اشتراک گذاشتن پیشنهادات آسان شود. اگر داوطلبان به طور مرتب وارد دفتر می شوند، یک جعبه پیشنهاد تنظیم کنید. یا، یک آدرس ایمیل feedback@ تنظیم کنید که داوطلبان بتوانند هر زمان که بخواهند از آن استفاده کنند. همچنین ایده خوبی است که عادت کنید زمانی را به افراد اختصاص دهید تا نظرات و پیشنهادات خود را در مورد دستور کار جلسات به اشتراک بگذارند. حتی ممکن است بخواهید به طور دوره‌ای میزبان گروه‌های متمرکز برای بررسی و بحث درباره بازخورد باشید. آنچه مهم است این است که برای داوطلبان ارائه بازخورد آسان است.
میزبان گردهمایی های اجتماعی برای داوطلبان
فرصت هایی را برای داوطلبان فراهم کنید تا از طریق گردهمایی های اجتماعی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند که شامل درخواست برای اهدای زمان یا پول نیست. به طور دوره ای میزبان یک میکسر فقط داوطلبانه در دفتر خود یا در خانه یکی از اعضای هیئت مدیره یا رئیس کمیته باشید. از همه کسانی که در یک بازه زمانی مشخص داوطلب شده اند دعوت کنید. بسته به بودجه سازمانتان، می‌توانید نوشیدنی‌هایی را ارائه کنید، یا بهتر است برای یک غذای مناسب برنامه‌ریزی کنید. نکته کلیدی این است که راهی برای افرادی که در سازمان شما علایق مشترک دارند فراهم کنید تا با یکدیگر آشنا شوند و شروع به ایجاد پیوند کنند. به هر حال، داوطلبان شما اگر دوستانشان نیز درگیر این سازمان باشند، بسیار بیشتر درگیر خواهند بود.
تشخیص تلاش های داوطلبانه
مطمئن شوید که داوطلبان به خاطر نقش مهمی که در اجازه دادن به سازمان شما برای انجام مأموریت خود یا کمک به اهداف مهم برنامه ریزی می کنند، شناخته می شوند. اطمینان حاصل کنید که ذکرهای عمومی از سازمان به جای تمرکز بیش از حد روی مدیر اجرایی یا سایر اعضای کارکنان، داوطلبان را شناسایی می کند.به عنوان مثال، هنگامی که به دنبال تبلیغات برای سازمان هستید، اعضای رسانه ها یا وبلاگ نویسان را هدایت کنید تا علاوه بر کارمندان، با روسای کمیته یا اعضای هیئت مدیره مصاحبه کنند. هنگام انتشار عکس‌های فعالیت‌های سازمان، تصاویری را انتخاب کنید که داوطلبان را نشان می‌دهد. هنگام ترویج جمع آوری کمک های مالی رویدادهای خاص، نام اعضای کمیته را در اطلاعیه ذکر کنید.
به طور رسمی از داوطلبان قدردانی کنیم
تشخیص مهم است، اما قدردانی نیز مهم است. حتماً از داوطلبان چه رو در رو و چه از طریق یادداشت های تشکر رسمی تشکر کنید. میزبانی یک رویداد قدردانی از داوطلبان را حداقل یک بار در سال در نظر بگیرید، مانند یک ناهار فقط برای داوطلبان یا گردهمایی دیگری که شامل سخنرانی قدردانی داوطلب و جوایز خدمات است. برای داوطلبانی که کمک های قابل توجهی به گروه کرده اند یا حامیان دیرینه ای هستند، لوح یا جوایز دیگری ارائه دهید.جوایز سالهای خدمت برای نقاط عطف مهم، و همچنین گواهی نامه های قدردانی کاغذی برای همه داوطلبان را در نظر بگیرید.
از انواع ابزارهای ارتباطی داوطلب استفاده کنید
هر سازمانی که به خدمات داوطلبان متکی است، باید اقداماتی را برای مشارکت و حفظ کسانی که زمان و استعداد خود را به اشتراک می گذارند، انجام دهد و افراد جدیدی را برای کمک به خدمت بگیرد. هیچ جایگزینی برای حفظ ارتباط موثر با داوطلبان وجود ندارد. استفاده از انواع ابزارهای ارتباطی به شما کمک می کند تا یک تیم قوی از داوطلبان متعهد به سازمان خود بسازید و درگیر کنید. از طریق ارتباط داوطلبانه مؤثر، می‌توانید روابط مستحکمی با افرادی ایجاد کنید که احتمالاً برای سالهای آینده با مؤسسه خیریه شما درگیر خواهند بود.
