در حالی که همه کنفرانس‌های تجاری معمولاً شامل سخنرانان مختلفی هستند که در مورد موضوعات مورد علاقه شرکت‌کنندگان بحث می‌کنند، بهترین رویدادها طیفی از انواع مختلف فعالیت‌ها را شامل می‌شوند. با گنجاندن گزینه هایی که برای همه اقشار مخاطب هدف جذاب باشد، مطمئن شوید که رویداد بعدی که برنامه ریزی می کنید موفقیت آمیز باشد.
سخنران اصلی
سخنرانان کلیدی می توانند جذابیت بزرگی برای شرکت کنندگان در کنفرانس داشته باشند. اینها معمولاً ارائه جلسات عمومی هستند، به این معنی که هیچ سخنران دیگری در همان زمان جلسه برگزار نمی کند.موضوعات معمولاً فراتر از نرخ استاندارد توسعه حرفه‌ای هستند و الهام‌بخش یا بینش‌های منحصربه‌فردی را ارائه می‌دهند. در حالی که ارائه کنندگان اصلی را می توان در هر زمانی برنامه ریزی کرد، آنها اغلب برای اولین و آخرین جلسه در یک کنفرانس رزرو می شوند.
بسته به اندازه و بودجه رویداد، برخی از گروه‌ها افراد مشهور یا دیگر افراد با سابقه را به عنوان سخنرانان اصلی رزرو می‌کنند. به عنوان مثال، دن راتر در سال 2016 سخنران اصلی HR فلوریدا بود و ملاله یوسف زی در کنفرانس و نمایشگاه 2018 انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) سخنرانی خواهد کرد. سازمان های کوچکتر اغلب افراد مشهور محلی یا سخنرانان انگیزشی را برای این جلسات رزرو می کنند. می‌توانید سخنرانان کلیدی را از طریق سازمان‌هایی مانند انجمن ملی سخنرانان یا Big Speak پیدا کنید.
جلسات برک آوت
جلسات بریک‌آوت، برنامه‌های آموزشی هستند که در طول روز در رویدادهای کنفرانس تجاری برگزار می‌شوند. بیش از یک جلسه به طور همزمان برنامه ریزی شده است، تا شرکت کنندگان بتوانند از بین موضوعات مختلف انتخاب کنند تا بتوانند برنامه خود را تا حدی سفارشی کنند.رزرو حرفه ای های موفق در حوزه کاری خود، مشاوران و مربیان صنعت، نمایندگان آژانس های دولتی و سایر کارشناسان را برای جایگاه های کلیدی در نظر بگیرید. یک فراخوان برای سخنرانان در وب سایت سازمان خود برای تشویق افراد علاقه مند به مشارکت برای ارائه پیشنهادها در نظر بگیرید.
هنگام برنامه‌ریزی برای سخنرانان، مهم است که موضوعات متنوعی را ارائه دهید، و موضوعات را به گونه‌ای پخش کنید که مردم بتوانند در برنامه‌هایی شرکت کنند که به علایقشان علاقه‌مند است. به عنوان مثال، اگر دو سخنران مرتبط با حسابداری دارید، آنها را در زمان های مختلف برنامه ریزی کنید تا افرادی که بیشتر به حسابداری علاقه دارند فرصت حضور در هر دو را داشته باشند. موضوعات بسیار متفاوتی را به طور همزمان ارائه دهید، مانند بازاریابی یا خدمات به مشتریان، به طوری که شرکت کنندگانی که علاقه ای به حسابداری ندارند نیز گزینه های زیادی برای انتخاب داشته باشند.
جلسات طوفان فکری
یکی از بزرگترین مزایای شرکت در کنفرانس ها، فرصت ملاقات و ارتباط با متخصصان همفکر است. در نظر بگیرید که در دستور کار زمانی را برای جلسات طوفان فکری مختص موضوعات خاص در نظر بگیرید. به عنوان مثال، می‌توانید چند جلسه را برای بحث‌های میزگرد در مورد موضوعات داغ مرتبط با شرکت‌کنندگان مسدود کنید. متناوباً، می‌توانید مکان‌هایی را برای نشستن در لابی محل تعیین کنید تا در زمان‌های مختلف روز برای بحث‌های مورد علاقه خاص در نظر گرفته شود. شرکت کنندگانی که علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد نظر دیگران در مورد موضوعات تعیین شده هستند، از داشتن فرصتی برای شرکت در چیزی مانند این قدردانی خواهند کرد.
خرده فروشی
کنفرانس ها اغلب دارای فروشگاه های خرده فروشی قابل حمل هستند که در آن شرکت کنندگان می توانند اقلام مارکی را که انجمن حامی ارائه می دهد، مانند تی شرت، خودکار، نمونه کارها و موارد دیگر خریداری کنند. این فروشگاه‌های خرده‌فروشی معمولاً کتاب‌های نوشته شده توسط نویسندگانی را که در این رویداد سخنرانی می‌کنند، حمل می‌کنند.اگر گروه شما قادر به سرمایه‌گذاری در مقدار زیادی از موجودی نیست، کافی است چند مورد نمایشی که شرکت‌کنندگان می‌توانند در این رویداد سفارش دهند را برای شما به خانه یا محل کارشان ارسال کنید. آنها احتمالاً قدردانی خواهند کرد که مجبور نیستند وسایلی را برای بردن به خانه حمل کنند یا بسته بندی کنند، بنابراین ممکن است متوجه شوید که از این طریق حتی بیشتر می فروشید.
امضای کتاب
صحبت از نویسندگان، ایده خوبی است برای امضای کتاب برای سخنرانانی که در طول این رویداد کتاب منتشر کرده اند، برنامه ریزی کنید. به طور کلی بهتر است بلافاصله پس از سخنرانی فرد، میزبان امضای کتاب یک نویسنده خاص باشد، زیرا شرکت کنندگانی که از ارائه آن فرد هیجان زده هستند، ممکن است برای خرید کتابی که امضا کرده باشند، مستقیماً به دفتر امضا مراجعه کنند. این می‌تواند به گروه شما کمک کند تا فروش کتاب را افزایش دهند، و همچنین باعث می‌شود که احتمال سخنرانی در رویداد شما برای نویسندگان جذاب باشد.
نمایشگاه
بیشتر کنفرانس‌های تجاری شامل یک بخش نمایشگاه تجاری می‌شوند، که شامل اختصاص بخشی است که فروشندگان و حامیان مالی می‌توانند غرفه‌هایی را برای نمایش محصولات و خدمات خود در ازای دریافت هزینه ایجاد کنند. پولی که در نتیجه هزینه‌های مربوط به شرکت در نمایشگاه‌های تجاری به دست می‌آید می‌تواند به پوشش هزینه‌های برگزاری رویداد کلی کمک کند و همچنین به سازمان برنامه‌ریزی کمک کند تا برای پشتیبانی از عملیات خود درآمد کسب کند.
برای برخی از کنفرانس ها، نمایشگاه تجاری همیشه باز می ماند، در حالی که در برخی دیگر، بخش غرفه غرفه تنها در مواقعی در دسترس شرکت کنندگان است که جلسات برگزار نمی شود. به هر غرفه‌دار فضای غرفه‌ای اختصاص داده می‌شود که در آن نمایش‌هایی برای تبلیغ محصولات و خدمات خود برپا می‌کنند. آنها اعضای تیم را برای کارمندان غرفه ها و تعامل با شرکت کنندگان تعیین می کنند. بیشتر آنها ادبیات محصول را توزیع می کنند و نوعی هدایا (معمولاً هدایای تجاری تبلیغاتی یا تنقلات) ارائه می دهند، همچنین اطلاعات تماس شرکت کنندگان را برای استفاده در اهداف بازاریابی در آینده جمع آوری می کنند.
حراج بی صدا
اگر کنفرانس شما یک جمع آوری کمک مالی بزرگ برای گروه حامی یا انجمن دیگر است، میزبانی یک حراج بی سر و صدا را در نظر بگیرید. این شامل جمع آوری اقلام اهدایی است که شرکت کنندگان می توانند برای یک بازه زمانی مشخص در طول کنفرانس پیشنهاد دهند. پس از بسته شدن مناقصه، بالاترین پیشنهاد برای هر کالا "برنده" می شود - به این معنی که آنها کالا را خریداری خواهند کرد. کسانی که شرکت می‌کنند از خرید و رقابت لذت می‌برند، به‌ویژه اگر معاملات عالی داشته باشند، و سازمان از جریان درآمد اضافی از این رویداد لذت می‌برد.
غذا: وعده های غذایی و میان وعده
غذا بخش مهمی از هر رویداد کنفرانسی است! به احتمال زیاد باید از مرکز همایش، هتل یا مکان دیگری که رویداد در آن برگزار می‌شود، وعده‌های غذایی و تنقلات خریداری کنید. اگر مراسم در اوایل روز شروع شد، باید صبح‌ها یک صبحانه سبک، ناهار بشقاب یا بوفه و میان‌وعده‌های بعدازظهر بخورید. برخی از رویدادها همچنین شامل وعده‌های غذایی عصرانه در یک یا چند شب می‌شوند، به‌ویژه اگر مراسم اهدای جوایز یا ارائه‌ی کلیدی ویژه عصر برگزار شود.
هنگام سفارش منو، مطمئن شوید که گزینه‌های بسیار متنوعی برای در نظر گرفتن محدودیت‌های غذایی خاص دارید. اگر در حال ارائه بوفه های انتخابی هستید، مطمئن شوید که برای افرادی که نمی توانند (یا نمی خواهند) چیزهایی مانند گلوتن، شکر، گندم، آجیل یا گوشت بخورند، وجود دارد. همچنین توصیه می‌شود برای کسانی که سبک زندگی وگان را دنبال می‌کنند، گزینه‌هایی در دسترس داشته باشید. اگر در حال سرو غذای بشقاب هستید، به شرکت کنندگان اجازه دهید تا غذاهایی را انتخاب کنند که متناسب با شیوه غذا خوردن آنها باشد. یکی از راه‌های انجام این کار گنجاندن بخشی در فرم ثبت‌نام است که در آن شرکت‌کنندگان می‌توانند محدودیت‌های غذایی را مشخص کنند یا سفارش‌های خاصی را ثبت کنند.
پذیرایی آغازین
میزبانی یک مراسم افتتاحیه در شب اول کنفرانس را در نظر بگیرید که بر مشارکت شرکت کنندگان با رویداد و تبلیغ حامیان (فروشندگان و حامیان مالی) متمرکز است. ایده میزبانی یک رویداد سرگرم کننده است که مردم مشتاق حضور در آن هستند و به آنها فرصتی می دهد تا با سایر شرکت کنندگان به روشی ساختاریافته معاشرت کنند.
این پذیرایی ها اغلب در طبقه نمایشگاه تجاری برگزار می شود و برای حاضران اولین نگاهی اجمالی به غرفه داران در یک محیط آرام که در آن غذا و نوشیدنی سرو می شود، فراهم می کند. این یک مزیت ارزش افزوده برای فروشندگان و حامیانی ایجاد می کند که برای داشتن غرفه های غرفه ای هزینه می کنند، زیرا این پذیرایی ها معمولاً توسط شرکت کنندگان کنفرانس به خوبی شرکت می کنند.
احتمالاً می‌توانید در ازای مبلغ تبلیغاتی، اسپانسری برای تأمین هزینه این نوع رویدادها پیدا کنید. اگر می‌خواهید الکل را در پذیرایی سرو کنید، به هر یک از شرکت‌کنندگان تعدادی بلیت نوشیدنی بدهید تا بتوانند بدون هیچ هزینه‌ای چند نوشیدنی دریافت کنند. این به کنترل هزینه و به حداقل رساندن سایر مشکلات احتمالی بدهی کمک می کند. برای غذا یا انواع دیگر نوشیدنی ها نباید هزینه ای دریافت شود.
ارتباطات اجتماعی
ایده خوبی است که راه‌های غیررسمی دیگری را برای شرکت‌کنندگان در ارتباط با یکدیگر و اجتماعی شدن به شیوه‌ای آرام در نظر بگیرید.به عنوان مثال، می‌توانید توییت‌آپ‌ای را اضافه کنید که به افراد اجازه می‌دهد تا با لذت ارتباط برقرار کنند و در عین حال حضور رسانه‌های اجتماعی رویداد را نیز افزایش دهید. یک هشتگ رسمی برای رویداد انتخاب کنید تا شرکت کنندگان بتوانند تجربیات خود را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارند.
همچنین ایده خوبی است که به شرکت کنندگان اجازه دهید تا برای شرکت در رویدادهای گروهی که خودشان هزینه آن را پرداخت می کنند، ثبت نام کنند، مانند وعده های غذایی در انواع خاصی از رستوران ها، با سخنرانان یا نویسندگانی که آثارشان در رویداد برجسته شده است. ، یا دیدن مناظر محلی. این امر به ویژه برای افرادی که با افراد دیگری که می‌شناسند در آن شرکت نمی‌کنند مفید است، زیرا راهی را برای آنها فراهم می‌کند تا با سایر شرکت‌کنندگان آشنا شوند و در منطقه محلی بدون نیاز به سرمایه‌گذاری به تنهایی شرکت کنند.
سرگرمی
سرگرمی می‌تواند یک ویژگی اضافه شده عالی برای کنفرانس‌های بزرگ، به‌ویژه کنفرانس‌هایی باشد که چندین روز طول می‌کشد. برخی از کنفرانس های چند روزه شامل رویدادهای بعد از ساعت کاری مانند کنسرت، اجراهای کمدی یا مهمانی هایی است که شرکت کنندگان می توانند در آنها شرکت کنند.پذیرش برای شرکت‌کنندگان باید در هزینه ثبت‌نام کلی رویداد گنجانده شود، اگرچه احتمالاً باید به آنها اجازه دهید بلیط‌های اضافی را فقط برای بخش (های) سرگرمی خریداری کنند. به این ترتیب، مسافران تجاری که دوستان یا اعضای خانواده خود را همراه خود می آورند، می توانند همراهان سفر خود را برای این نوع رویدادها همراه کنند.
گروه های تمرین
زمانی که خارج از شهر و در یک کنفرانس هستید، ادامه دادن برنامه تمرینی خود دشوار است. زمانی که سازمان دهندگان رویداد برنامه ای از فعالیت های تمرین گروهی سازماندهی شده را منتشر می کنند، می تواند مفید باشد. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای کمیته آشنا با منطقه محلی برای میزبانی پیاده‌روی یا دویدن روزانه استفاده کنید، یا منطقه‌ای را در محل برگزاری اختصاص دهید تا کلاس‌های تناسب اندام گروهی را برای کسانی که مایل به شرکت هستند ارائه دهید.
جوایز درب حضار
مردم برنده شدن را دوست دارند، بنابراین ارائه راه‌هایی برای شرکت‌کنندگان برای ثبت‌نام و برنده شدن جوایز در در طول رویداد می‌تواند عالی باشد.شما می توانید جوایز درب ارائه شده توسط سازمان حامی و همچنین اقلام ارائه شده توسط فروشندگان را درج کنید. به عنوان مثال، برخی از گروه ها ممکن است یک جایزه بزرگ نقدی (که توسط سازمان یا یک حامی مالی تامین می شود)، همراه با جوایز کوچکتر اهدایی توسط غرفه داران نمایشگاه های تجاری اهدا کنند.
بسیاری از گروه‌ها با ارائه کارت‌های بینگو به شرکت‌کنندگان که با نام هر حامی یا اولین چند فروشنده ثبت‌نام و پرداخت می‌کنند، روند اهدای جوایز درب را مدیریت می‌کنند. شرکت کنندگان برای دریافت مهر یا امضای منحصر به فرد باید از غرفه های مشخص شده بازدید کنند، سپس کارت های تکمیل شده در قرعه کشی وارد می شوند. کارت ها در زمان از پیش تعیین شده (معمولاً در پایان روز) کشیده می شوند و به شرکت کنندگانی که در آن شرکت دارند جوایزی اهدا می شود.
در برخی از رویدادها، فروشندگانی که جوایز درب منزل دارند، با جمع‌آوری کارت ویزیت از شرکت‌کنندگان یا اسکن بارکدها از نشان‌های آنها، آنها را اهدا می‌کنند.
جوایز درب غرفه
برخی از گروه‌ها نیز جوایزی را به غرفه‌داران به عنوان راهی برای تعامل بیشتر با افراد و شرکت‌هایی که از کنفرانس حمایت مالی می‌کنند، ارائه می‌کنند.یک گزینه این است که نام یک یا دو غرفه‌دار را برای دریافت فضای غرفه رایگان برای رویداد سال بعد بکشید. همچنین ممکن است بخواهید نام نمایندگان فروشندگان را برای اهدای جوایز سرگرم کننده ای که از دریافت آنها لذت خواهند برد، در نظر بگیرید. آنها از آن قدردانی خواهند کرد، و ممکن است به آنها کمک کند که کارفرمایان خود را ترغیب کنند تا در سال آینده شرکت کنند!
ارزیابی
دریافت بازخورد از شرکت کنندگان امسال و همچنین فروشندگان و حامیان مالی مهم است. راهی را برای همه افراد درگیر برای تکمیل فرم ارزیابی ارائه دهید. می توانید ارزیابی های کاغذی را در رویداد یا پیگیری با ارسال نظرسنجی در عرض چند روز توزیع کنید. مهم نیست که چگونه برای بازخورد بخواهید، مهم است که انجام دهید! همچنین مهم است که گوش کنید! نتایج را منتشر کنید و بازخوردهایی را که هنگام شروع برنامه ریزی برای رویداد سال آینده در نظر می گیرید، در نظر بگیرید.
همایش عالی داشته باشید
اگرچه این فهرستی همه جانبه از هر نوع فعالیت ممکنی نیست که می تواند در یک کنفرانس گنجانده شود، نقطه شروع بسیار خوبی است.این ایده ها را مرور کنید و دیگرانی را که در برنامه ریزی رویداد بعدی شما دخیل هستند تشویق کنید تا همین کار را انجام دهند. از آنچه یاد می گیرید برای انتخاب برخی از فعالیت ها استفاده کنید و به عنوان نقطه شروعی برای فکر کردن به ایده های دیگری که ممکن است به جذابیت بیشتر رویداد شما برای مخاطبان هدف شما کمک کنند، استفاده کنید. کنفرانس‌های زیادی در خارج از کشور وجود دارد، بنابراین مهم است که اقداماتی را انجام دهید تا مطمئن شوید که کنفرانس شما فرصت‌ها و منابع ارزشمند توسعه حرفه‌ای و همچنین سرگرمی را فراهم می‌کند.
