وقتی یک کارمند جدید شروع به کار می کند، ایده خوبی است که یک ایمیل معرفی برای اعضای تیم و سایر کارمندان ارسال کنید. به این ترتیب، آنها متوجه خواهند شد که یک همکار جدید دارند، خواه آن شخص در محل با آنها باشد، در مکان دیگری یا از راه دور کار می کند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان جدید بلافاصله احساس می کنند بخشی از گروه هستند، در حالی که به دیگران نیز در مورد تغییرات تیم اطلاع می دهند. همچنین توصیه می شود در صورتی که کارمند جدید مستقیماً با آنها کار می کند، یک ایمیل مقدماتی برای مشتریان ارسال کنید.
ایمیل معرفی کارمند جدید به همکاران
سرپرست مستقیم کارمند جدید معمولاً شخصی است که یک ایمیل مقدماتی برای افرادی که مستقیماً با آن فرد کار می کنند ارسال می کند. این نوع پیام می تواند توسط مدیر کل، مدیر عامل یا رئیس منابع انسانی نیز ارسال شود. از زبانی در این راستا استفاده کنید تا به کارمندان بفهمانید که یک همکار جدید دارند.
- خط موضوع:به عضو جدید تیم خوش آمدید [نام و نام خانوادگی را وارد کنید]
- بدن: تیم، لطفاً در خوشامدگویی [نام و نام خانوادگی] به تیم ما به من بپیوندید. [Insert First Name] از [درج اطلاعات در مورد سوابق فرد، مانند جایی که قبلاً کار می‌کرده‌اند، چیز جالبی در مورد سابقه حرفه‌ای‌شان و/یا جایی که به مدرسه رفته‌اند] به ما می‌رسد. [درج نام] به عنوان [درج عنوان شغلی] کار می کند و به [پروژه] اختصاص داده می شود. تیم بزرگ ما اکنون که [نام را وارد کنید] در حال پیوستن است، حتی قوی تر خواهد شد.من مشتاقانه منتظرم که همه با هم به کارهای بزرگ برسیم.
این پیام یا باید یک روز قبل از شروع کار کارمند جدید ارسال شود یا در اولین روز استخدام آنها. در صورت ارسال در روز اول استخدام، کارمند جدید را در پیام کپی کنید.
اعلام کارمند جدید سرگرم کننده به همکاران
اگر ترجیح می‌دهید برای معرفی اعضای جدید تیم به همکاران، رویکرد سرگرم‌کننده‌تری در پیش بگیرید، همیشه می‌توانید کمی از آن لذت ببرید. یک یخ شکن مانند دو حقیقت و یک بازی تیم سازی دروغ را در نظر بگیرید. این رویکرد فراتر از یک مقدمه است و اعضای تیم را در تعامل با کارمند جدید درگیر می کند.
- خط موضوع:حدس بزنید چه کسی به تیم می‌پیوندد؟
- بدن: تیم، یک روز عالی در [نام شرکت را وارد کنید]! امروز، [درج نام و نام خانوادگی] به [درج نام تیم خاص] می پیوندد و به عنوان a(n) [درج عنوان شغلی] کار می کند.[Insert First Name] [اطلاعاتی در مورد سوابق فرد، مانند سالها تجربه، اعتبار، و غیره ارائه می دهد]. [نام] همچنین از [شامل چند واقعیت سرگرم کننده در مورد شخص، مانند سرگرمی ها یا سرگرمی های ترجیحی] لذت می برد. اکنون که کمی در مورد عضو تیم جدید خود آموخته اید، ببینید آیا می توانید این موضوع را به درستی دریافت کنید: کدام حقایق در مورد [نام را وارد کنید] درست و کدام یک دروغ است؟ نظر خود را در اینجا به اشتراک بگذارید: [درج پیوند به نظرسنجی]. گوش به زنگ باشید! [نام] فردا حقیقت را فاش خواهد کرد!
لینک نظرسنجی باید طوری تنظیم شود که کارمندان بتوانند از بین سه اطلاعات به اشتراک گذاشته شده توسط کارمند جدید انتخاب کنند، که دو مورد از آنها درست است، یکی از آنها صحیح نیست، و همه آنها به یک اندازه محتمل یا بعید به نظر می رسند. به عنوان مثال، انتخاب‌ها می‌تواند مواردی از این قبیل باشد، من به تنهایی حلقه‌ای از آسیاب توله‌سگ‌ها را از بین بردم، در اولین قسمت سریال مردگان متحرک زامبی بودم، در تمام قاره‌ها زندگی کرده‌ام، تابستان گذشته 250 بوته گوجه‌فرنگی پرورش دادم، من کمپینگ RV در منطقه منهتن بزرگ و غیره بوده ام.بعد از اینکه همه رای دادند، عضو جدید تیم باید یک ایمیل بعدی همراه با پاسخ، و چند جمله در مورد خوشحالی از پیوستن به تیم ارسال کند.
معرفی کارمند جدید به مشتریان
وقتی نقطه تماس اصلی مشتری یا یکی دیگر از اعضای کلیدی تیم که مستقیماً با مشتری در تماس است تغییر می کند، ارسال یک ایمیل مقدماتی مهم است. انجام این کار از تعجب مشتری از تغییر در پرسنل جلوگیری می کند و راه را برای موفقیت فرد جدید هموار می کند. نمونه ایمیل زیر را می توان برای یک کارمند جدید یا شخصی که مدتی در شرکت شما بوده، اما برای مشتری جدید است، استفاده شود.
- خط موضوع: معرفی [درج نام و نام خانوادگی]، [درج عنوان شغل]
- بدن: [نام مشتری]، مثل همیشه، از کسب و کارتان متشکرم. من تماس می‌گیرم تا به شما اطلاع دهم که [نام و نام خانوادگی را وارد کنید] برای کار مستقیم با شما تعیین شده است. [Insert First Name] یک (n) [درج عنوان شغلی] در اینجا در [insert Company Name] است، و مستقیماً با شما در مورد [درج آنچه که شخص انجام خواهد داد، مانند تکمیل سفارشات، ارائه قیمت، انجام آموزش، ارائه پشتیبانی مشتری و غیره]. [درج نام] دارای [شامل اطلاعات پس زمینه، مانند تجربه مرتبط، اعتبار، و غیره] است. مثل همیشه، رضایت کامل شما هدف [درج First Name] است، همانطور که در مورد همه افراد در [نام شرکت را وارد کنید] است. [نام را وارد کنید] برای برنامه ریزی جلسه در هفته آینده تماس خواهد گرفت. در ضمن، در صورت داشتن هرگونه سوال یا نیاز با [نام و نام خانوادگی] یا من تماس بگیرید.
این نوع پیام باید از طرف شخصی باشد که بر تیمی که مستقیماً با مشتریان کار می کند نظارت می کند، مانند مدیر فروش یا رئیس خدمات مشتری. کارمندی را که به حساب مشتری اختصاص داده شده است کپی کنید تا مشتری آدرس ایمیل آن فرد را داشته باشد. متناوبا، ممکن است بخواهید یک معرفی نامه کامل از طریق پست معمولی یا به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید.
تنظیم زمینه برای موفقیت کارمندان جدید
فعال بودن در معرفی اعضای تیم به همکاران و/یا مشتریانی که با آنها کار خواهند کرد، راهی عالی برای ایجاد زمینه برای موفقیت آنهاست.این باید بخشی از فرآیند با هر استخدام جدید باشد، و همچنین زمانی که شخصی به تازگی به یک نقش رو به مشتری منصوب شده است.
